Beregninger fra KS viser at antall årsverk i kommunal sektor må økes med 12-13 prosent, eller 60.000 årsverk, frem mot 2026 for å opprettholde dagens nivå på tjenestene.
Endringene fra manuelle til digitale prosesser påvirker måten vi yter tjenester på. Det er ingen tvil om at konsekvensene av et digitalisert samfunn kommer til å bli svært merkbare i både privat og offentlig sektor, også på områder som tidligere ikke har blitt nevneverdig påvirket av digitalisering. Dette er utfordringer som politikerne må ta inn over seg.
Fem hovedprioriteringer fra regjeringen
1. Brukeren i sentrum
Brukerne (innbyggere, offentlige og private virksomheter, samt frivillig sektor) og deres behov, skal være det sentrale utgangspunktet. Offentlige tjenester skal oppleves sammenhengende og helhetlige for brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst om.
2. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet
Effektiv bruk av IKT styrker næringslivets konkurranseevne og øker samfunnets totale produktivitet (…) Myndighetene skal legge til rette for økt digital innovasjon. Dette gjennom et tilpasset regelverk, gode rammebetingelser, fjerne hindringer for digitalisering og tilrettelegge for en førsteklasses infrastruktur med elektroniske kommunikasjonsnett og -tjenester av høy kvalitet.
3. Styrket digital kompetanse og deltakelse
Digital kompetanse, fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet, skal styrkes for å sikre deltakelse og tillit til digitale løsninger. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke.
4. Effektiv digitalisering av offentlig sektor
Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt, og på en måte som reduserer kompleksitet og risiko, slik at gevinster realiseres. Markedet skal brukes når det er hensiktsmessig. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Fellesløsninger skal benyttes til å lage effektive og brukervennlige digitale tjenester for hele offentlig sektor. Det skal legges til rette for samvirke med europeiske løsninger.
5. Godt personvern og god informasjonssikkerhet
Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Behandling av personopplysninger skal baseres på gode forholdsmessighetsvurderinger med utgangspunkt i behandlingsformålet. Informasjonssikkerhet og IKT-sikkerhet er en nødvendig forutsetning for tillit til digitale løsninger.
Informasjonssikkerhet skal ivaretas med en risikobasert tilnærming med utgangspunkt i oppdaterte trussel- og sårbarhetsvurderinger og følges opp gjennom god internkontroll.
Digitalt skifte i offentlig sektor
De fleste arbeidsprosesser som utføres i kommunen er ledd i et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv, eller ansatte. Målet er at prosessene i så stor grad som mulig skal automatiseres. Tjenesteområder som henger sammen, bør automatisk kunne utveksle informasjon digitalt der taushetsplikt eller annen lov ikke er til hinder for dette. Fagsystem på ett tjenesteområde bør generere en aktivitet i fagsystemet på et annet tjenesteområde ved aktuelle hendelser.
Digitalt førstevalg, noen eksempler
En styrket satsning på digitalt førstevalg innebærer også at innbyggerne, når tjenesten egner seg for det, får det de har rett til uten å søke. Innskriving av elev i 1.klasse kan normalt fattes uten at det er behov for mottakers medvirkning. Man kan da heller gi innbygger mulighet til å klage på hvor man har fått tildelt skoleplass.
En annen variant er at brukeren får informasjon om offentlige tjenester hun kan ha interesse av og hvordan hun i tilfelle søker om disse – eksempelvis informasjon om barnehager som ut fra bosted og foreldrenes arbeidssted kan være aktuelle, med informasjon om søknadsfrist og lenke til den digitale tjenesten for å søke barnehageplass og følge saksgangen rundt søknaden. En slik tjeneste/portal bør i tillegg til å gi innblikk i saksgang, ha mulighet for dialog med saksbehandler og klage på vedtak.
Vi må anta at nye teknologier som automatisering og kunstig intelligens kan gi endringer i hvordan tjenesteproduksjonen vil foregå i fremtiden.
Utviklingen innen automatisering vil endre arbeidsprosesser framover, eksempelvis hvordan saksbehandlingen utføres, hvordan sykdom i stor grad blir avdekket ved maskinbasert diagnostisering eller hvordan ulike kontrolloppgaver utføres maskinelt. Dette er en utvikling som også offentlig sektor må evne å dra nytte av. Blant annet påpeker Produktivitetskommisjonen at automatisering av saksbehandling og muligheten for kommunikasjon mellom IT-systemer har innvirkning på hvordan offentlige oppgaver organiseres og utformes i framtiden.
Deltakende innbyggere
Interaktive teknologier som smarttelefonen og tingenes internett gjør at innbyggerne ikke bare benytter offentlige tjenester, men blir aktive og deltakende aktører i utformingen og leveransen av disse. Eksempelvis kan personer med kroniske helsetilstander gjøre målinger selv, og slik få bedre oppfølging.
Persontilpassede tjenester
Nye offentlige data gir mer inngående kjennskap til hver innbygger, og åpner for en offentlig tjenesteleveranse som er mer differensiert og tilpasset den enkelte innbyggers unike behov. Eksempelvis kan smarte læremidler i skolen gi hver enkelt elev tilpasset undervisning og tettere oppfølging.
Digital agenda/digitaliseringsrundskrivet 2017 (utdrag)
Når det gjelder oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, vil regjeringen at de statlige virksomhetene skal ta et større ansvar for at det
utvikles helhetlige, digitale løsninger som også kan benyttes av kommuner og fylkeskommuner, og som dekker behovene i kommunal sektor.
DigiFin
Ordningen skal bidra til finansiering av IKT-prosjekter som kan komme hele kommunal sektor til gode.
Følgende felles løsninger presiseres:
- Digital postkasse
- Altinn
- eSignering
- eInnsyn
- Nytt folkeregister (2019)
- Kontakt- og reservasjonsregisteret
- Obligatoriske IT-standarder for offentlig sektor
- IKT-arkitekturprinsippene
- Universell utforming
- Elektronisk faktura
Andre satsinger som nevnes er "Én
innbygger, én journal", kommunale veiledningstilbud for økt digital
kompetanse hos innbyggerne, velferdsteknologi (nasjonalt
velferdsteknologiprogram), kommunestruktur og IKT.
Brukeren i sentrum:
Brukere kan være innbyggere, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc. Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. Brukere skal få hjelp og veiledning i å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog, direkte kontakt eller betjening ved personlig fremmøte. Det legges derfor til grunn at virksomhetene arbeider systematisk for at klart språk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene.
Digitalt førstevalg
Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, trygge og universelt utformet.
Tilrettelegge for gjenbruk og viderebruk av informasjon
Den enkelte virksomhet skal ha oversikt over hvilke data den håndterer, hva dataene betyr, hva de brukes til, hvilke prosesser de inngår i og hvem
som kan bruke dem (informasjonsforvaltning). I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet (skal kobles opp mot virksomhetens helhetlige styringssystem). Virksomhetens IKT-systemer skal bygges i tråd med prinsippene for innebygd personvern, Virksomheten skal forholde seg til nytt lovverk (GDPR).
Sourcingstrategi
Virksomheten ta stilling til hva de skal utføre selv gjennom intern organisering og ansettelser, og hva som helt eller delvis skal overlates til eksterne aktører. Det anbefales å lages en sourcingstrategi.
Skytjenester
Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester.
Tips
Sørg for innsikt og forståelse av overordnet planverk. Fokuset må være at man skal utvikle samfunnsnyttige tjenester i tråd med overordnede, sentrale lovverk.
1.2 Klargjøring og grunnleggende forutsetninger