Det kan være klokt å gjennomføre et grundig forprosjekt. Skaff dere innsikt i detaljer som er viktige å få avklart før hovedprosjektet igangsettes.
Målet med forprosjektet er å avdekke de mest kritiske suksesskriteriene for hovedprosjektet, slik at man ikke halvveis ut i hovedprosjektet finner ut at man har valgt feil teknologi, eller at noe ikke er tilstrekkelig analysert. Ved å gjøre dette arbeidet i en tidlig fase, øker man sannsynligheten for en god prosjektgjennomføring.
Her anbefaler vi at det skaffes ressurser til å ansette en egen prosjektleder, som skissert tidligere i denne fasen.
Viktigheten av et forprosjekt
Figur 27 | Vedtaksmodell i forhold til prosjektorganisering
Organisering
Administrativ og politisk ledelse bør avklare forventingene til måloppnåelse og resultat før forprosjektet igangsettes. Det må avklares om forprosjektet skal ha
- Prosjekteier
- Styringsgruppe
- Prosjektgruppe
- Referansegruppe
Prosjektleder bør i stor grad forholde seg til prosjektveiviserens konseptfase.
Eksterne midler
Søk midler i en forprosjektfase. Aktuelle steder å søke midler kan være fylkesmannen, regionale utviklingsmidler, FOU-midler, OU-midler, KS Forkommune, KS Digitaliseringsfond (DigiFin).
Aktuelle arbeidsområder i et forprosjekt
- Utarbeide fremdriftsplan og milepælsplan frem til hovedprosjektet
- Utarbeide gevinstrealiseringsplan for forprosjektet og foreløpig gevinstoversikt/gevinstkart for hovedprosjektet
- Kommunikasjonsplan overfor interessenter
- Planlegge, avholde og dokumentere møter med interessenter og ledelse
- Administrere arbeidet frem til kravspesifikasjon og anskaffelse
Hvis jeg ble gitt én time på å redde planeten, ville jeg brukt 59 minutter på å definere problemet og ett minutt på å løse det.
Albert Einstein
Dialog med leverandører
Under utarbeidelse av konsept anbefaler vi at dere inviterer potensielle leverandører til en dialogkonferanse. Utarbeid et notat som beskriver bakgrunn, foreløpig idé/mål for anskaffelsen og foreløpig plan for gjennomføring. Inviter leverandørene til å stille spørsmål.
En-til-en møter
Inviter leverandørene til en-til-en-møter hvor de får anledning til å presentere sine løsningsforslag.
Resultat av leverandørdialog
Ut fra dialogen med leverandørene har dere nå et klarere bilde av mulighetene som ligger i markedet når det gjelder den kommende anbudsleveransen. Spørsmål som må avklares før ferdigstillelse av kravspesifikasjon i fase 2 kan være:
- Har dere behov for å dele opp den «tenkte» anskaffelsen i hovedprosjektet i flere anskaffelser?
- Må dere gjennomføre delanskaffelser (kan styres gjennom forprosjektet) i forkant av hovedprosjektet, som grunnlag for kravspesifikasjonen i hovedprosjektet?
Dere skal nå videreutvikle funksjonell struktur fra skisseprosjektet. Brukerkrav og tekniske krav må være på et tilstrekkelig detaljert nivå til at omfang, budsjett og kvaliteter kan defineres.
Verktøy som kan brukes av prosjektleder i en forprosjektfase, kan være deler av anbefalte verktøy dere finner i fase 2 under prosjektledelse og innovativ anskaffelse.
I fase 2 i denne veilederen vil prosjektleder/prosjektorganisasjonen og linjeorganisasjonen jobbe videre med konseptet gjennom arbeid med detaljer, prioriteringsmodell, arbeidsprosessanalyser og tjenestedesign.
1.11 Lovverk