Difi skriver på sine nettsider at «Digitalt førsteval inneber at forvaltninga er tilgjengeleg på nett, og at nettbaserte tenester er hovudregelen for forvaltninga sin kommunikasjon med brukarane.»

Involvering av brukere av kommunale tjenester

Det er grunnleggende viktig å sette brukeren i fokus, eller for å snu det litt - sjekke ut hva som er brukerens fokus. Det er tjenestemottakerens behov som skal tilfredsstilles. Dette legger premissene for hva kommunen skal levere; kommunes oppgave er å finne ut hvordan dette kan løses best mulig internt for å tilfredsstille brukerens behov og forventninger. Om man skal lykkes er det derfor avgjørende at kommunen spør og involverer de som mottar tjenesten når man skal videreutvikle og forbedre en tjenesteleveranse.

Helhetlig strategisk utvikling for oppstart av enkeltprosjekter

Ideelt sett bør kommunen ta seg tid til å utvikle en overordnet strategi for hvordan digitale verktøy skal brukes som støtte for å utvikle eller forbedre måten man produserer og leverer en tjeneste på. Denne strategien må tydeliggjøre roller og ansvar, helt fra rådmannsnivå via sektoransvarlige og de som produserer tjenestene til daglig. Her er det også viktig å involvere støttetjenester som økonomiavdelingen, de deler av organisasjonen som har ansvar for organisasjonsutvikling og opplæring og de i kommunene som er ansvarlig for innkjøp/anskaffelser. En tydelig organisasjonsmodell er avgjørende for at de digitale løsningene skal gi de ønskede effektene, både internt og – ikke minst – hos tjenestemottakerne. Utviklingsarbeidet bør eies og styres av rådmannen selv.

Våre anbefalinger:

• Vi anbefaler sterkt å sette av tid og ressurser til dette grunnleggende arbeidet og sette enkeltprosjekter på vent til dette er gjennomført.

• Vi anbefaler at kommunen etablerer et digitaliseringsråd som innehar disse rollene, hvor ansvar og myndighet er klart definert og hvor flyten for behandling av utviklingsprosjekter er klart definert.

Med en slik modell på plass sikrer dere at det er gjort helhetlige vurderinger før dere setter i gang enkeltprosjekter.

Handlingsplan

Når strategien er utformet må det utarbeides en handlingsplan for 1 til 2 år som beskriver og prioriterer konkrete utviklingsprosjekter.

Prosjektledelse

Den viktigste fasen i et prosjekts liv er oppstarten. Mange av problemene som oppstår senere i prosjektet, kan tilbakeføres til en lite gjennomtenkt igangsetting.

Prosjektleder skal bidra til å «tine opp» organisasjonen i første steg, og bidra med gode virkemidler til å rigge organisasjonen for en transformerende prosess fra der dere er i «digitaliseringstrappa».

Prosjektleder må ha et sterkt fokus på å hjelpe organisasjonen til å ta ansvar og eierskap og sørge for energi i alle ledd. Prosjektleder må «gløde» og inspirere!

Gevinstarbeid

I de fleste prosjekter ligger det forventninger om realisering av gevinster, som for eksempel konkrete ressursbesparelser og kvalitetsforbedringer ved en tjeneste.

Endring av arbeidsprosesser og organisering av tjenesten tar erfaringsmessig lang tid og utgjør ofte en stor kostnadskomponent ved innføring av denne typen teknologiske løsninger. Dette må sees på som en langsiktig utvikling der de ansatte må venne seg til nye måter å jobbe på.

Fokus dreies fra IKT som mål, til IKT som middel; med andre ord et understøttende verktøy for å etablere gode digitale tjenester. Digital tjenesteutvikling kan best beskrives som organisasjons- og tjenesteutvikling.

Forprosjekt

Det kan være klokt å gjennomføre et grundig forprosjekt. Skaff dere innsikt i detaljer som er viktige å få avklart før hovedprosjektet igangsettes.

Målet med forprosjektet er å avdekke de mest kritiske suksesskriteriene for hovedprosjektet, slik at man ikke halvveis ut i hovedprosjektet finner ut at man har valgt feil teknologi, eller at noe ikke er tilstrekkelig analysert. Ved å gjøre dette arbeidet i en tidlig fase, øker man sannsynligheten for en god prosjektgjennomføring.

Lovverk

De fleste digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor vil på en eller annen måte påvirkes av ulike rettslige reguleringer eller hensyn i form av relaterte lover og forskrifter. 

Klarlegg relevante rettslige rammer for prosjektet. Hvilke lover og forskrifter gjelder for det saksområdet prosjektet tilhører, og hvilke utfordringer kan dette innebære.