Forutsetning

Dere har nå valgt å jobbe med å ta tak i et satsningsområde/tiltak i handlingsplanen, eller dere vurderer å melde inn et behov, som krever ny budsjettbehandling. Målet er gode tjenester for brukeren.

Det er viktig at løsningen ikke begrenses i idéfasen, og man gjør klokt i å ikke tenke ut fra de tekniske komponentene man har tilgjengelig i dag. Fokuser på at ideen skal bidra til leverandørutvikling og innovasjon.

Innovasjon er å fornye eller lage noe nytt som skaper verdi for virksomheten, samfunnet eller innbyggeren. Formen er eksperimenterende og løsningen er ikke kjent på forhånd.

Mange kommuner starter sin digitale transformasjonsreise med behovet for nye nettsider og digitalisering av skjema og behovet for økt innbyggerdialog. Fokuser da på hvordan dette behovet i en idéfase kan løses på en eksperimenterende og kreativ måte – og da gjerne i et innovativt lys. Sjekk ut brukernes fokus.

Fra nullfeilkultur til innovasjonskultur

Organisasjonen må legge til rette for en kultur for innovasjon, og bære preg av at de ansatte ser muligheten i digitale løsninger. Om det dere skal utvikle er vedtatt som et prosjekt i handlingsplanen, eller dere tenker det skal meldes inn som prosjekt til digitaliseringsrådet, kan dere ta med dere den følgende definisjonen inn i arbeidet:

«Et digitaliseringsprosjekt er et utviklingsprosjekt eller endringsprosjekt hvor IKT utgjør en sentral del, og som endrer arbeidsprosesser, organisering, regelverk eller teknologi.»

Vår erfaring er at man bør tenke at ethvert digitaliseringsprosjekt skal ha aller størst fokus på tjenesteutvikling og endrede arbeidsprosesser. Man sier at for å få en vellykket prosess i forhold til implementering av ny teknologi er 20 % avhengig av en velfungerende teknologi, mens hele 80 % avhenger av organisasjonen og prosessene rundt den.

Administrativ ledelse må forstå og brenne for hva som skal oppnås og ha en klar strategi for hvordan dere skal gjennomføre idéfasen. Organisasjonen må skape rom for (og prioritere) dette spennende arbeidet. Det er viktig at det legges til rette for arenaer der det kan skje skapende prosesser. Husk at detaljene i det som skal skapes ikke er viktige ennå, en grundigere arbeidsprosessanalyse og tjenestedesign skjer i neste fase: 2. Disponering «Legge de første brikkene».

Sørg også for at prosjektet settes inn i en større sammenheng mht. kobling mot andre fagområder – både innenfor og utenfor kommunen.

En innovativ kommune

Tjenester som treffer brukeren

• Det er først og fremst brukernes behov som skal være premissgivende for dimensjonering og utforming av tjenestene.
• Organiseringen av tjenestene skal legge til rette for økt brukervennlighet og kvalitet.

Å skape proaktive digitale tjenester

Brukermedvirkning oppleves ofte i sannhetens øyeblikk i møtet mellom bruker og tjenesteutøver.

Kommunen må etablere gode idéprosesser i møte med innbyggere, næringsliv og ansatte, og dere bør nå søke å etablere arenaer der samhandling er satt i førersetet. Alle interessenter inviteres inn til å bidra til å skape en kommune til fellesskapets beste.

Vær proaktiv. Ikke len dere tilbake i kjent terreng, men tillat dere å være kreative og originale i prosessen dere nå skal inn i. Sørg for at dere ser muligheter og ikke begrensninger. Et motto kan være: «Digitalisering kjenner ingen grenser.»

Ofte brukes begrepene kreativitet og innovasjon om hverandre. Det er imidlertid stor forskjell på disse begrepene, og en enkel huskeregel kan være: 

Kreativitet er å stoppe opp, løfte blikket, tenke nye tanker, unnfange, skape og utvikle nye/eksisterende ideer. 

Innovasjon er det å sette ideene ut i livet /handling. Dette skjer når dere går over i fase 2 i denne veilederen.

Invitere interessentene: Når det er satt av tid til den kreative idéfasen, må administrativ ledelse invitere de riktige interessentene til en «tankesmie».

Det må settes av nok tid til arbeidet, og det er viktig at de som skal arbeide sammen kommer fra forskjellige områder i organisasjonen. Man må også bestemme seg for å om eksterne interessenter skal inviteres inn til tankesmia, en eller flere ganger. Digitaliseringsrådet kan være deltagere. Finn innovatørene/endringsagentene i organisasjonen, og inviter dem med på arbeidet.

Klar struktur: Sørg for å ha en eller flere prosessledere, som styrer arbeidet med idétilfangsten. Om et forprosjekt er vedtatt i handlingsplanen, kan det allerede være bestemt hvem som skal være prosjektleder i denne fasen. Prosjektleder kan lede tankesmia.

La dere inspireres: For å sette «stemningen», kan det være greit å sørge for en oppstart av tankesmia, som bærer preg av positiv løsningsvilje og inspirasjon fra innovative løsninger, som er skapt i mange bransjer. Det er klokt å «løfte blikket». Hev dere høyt over tekniske detaljer: Ikke la dere diktere av teknologisk standardisering, det finnes ikke én «verktøyløsning».

COI – Center for Offentlig Innovation

Center for Offentlig Innovation (COI) er et dansk nasjonalt senter, som understøtter økt kvalitet og effektivitet i hele dansk offentlig sektor gjennom innovasjon.

Norske innovasjonsprosjekter

Se Difis side "Lær av andre" med gode eksempler på spennende innovasjonsarbeid som skjer rundt omkring i Kommune-Norge.

Prosjektkanvas

Forskningsrådets verktøy for å utvikle innovasjonsprosjekter, Prosjektkanvas, foreligger nå i en versjon som er tilpasset innovasjonprosjekt i offentlig sektor. Prosjektkanvas er Forskningsrådets verktøy for å utarbeide, formulere og kommunisere en idé til et innovasjonsprosjekt.

Anbefalt idé/foreløpig løsning etter tankesmie

Svar på disse spørsmålene:

1. Hva er behovet og hva vil dere oppnå?
2. Hvilken idé anbefaler dere og hvorfor?

NB! Sett brukeren i sentrum i svaret

Mandat for konseptfasen:

Et mandat gir de som skal gjennomføre utredningsarbeidet/konseptfasen et klarsignal til å sette i gang sitt arbeide, herunder føringer og rammer for arbeidet.

Eksempler på innhold i et mandat:

• Bakgrunn - hvilken situasjon ligger til grunn for dette forslaget til en konseptfase?
• Hensikten med et eventuelt prosjekt – hvilke behov som skal dekkes og hvilke endringer prosjektet skal skape
• Føringer for et eventuelt nytt prosjekt – Avhengigheter mot andre prosjekter eller virksomheter? Er det aktuelt å gjøre noen form for anskaffelser i prosjektet? IT-politiske føringer? Føringer knyttet til virksomhetsarkitektur?
• Erfaringer og annen nyttig informasjon
• Beskrivelser av konspetfasen – organisering og ansvar, evt. forprosjekt, resultater, kostnader, tidsramme, ressursbehov, samt forslag til tilnærming i et eventuelt hovedprosjekt

Her kan dere laste ned mal for mandat til konseptfasen (fra Prosjektveiviseren)

Konseptfasen starter når administrativ ledelse har bestemt at de ønsker å utrede anbefalt idé videre. Konseptfasen inneholder utreding av ulike tilnærminger for et mulig prosjekt, det å vurdere hvilke gevinster dette vil kunne bidra til, og hva et slikt prosjekt vil innebære.

Formålet med konseptfasen er å få fanget prosjektidéen når den oppstår i virksomheten og få den beskrevet og viderebehandlet i de rette beslutningsorganer.

Jobbe ut et konsept:

Dere sitter nå igjen med en anbefalt, overordnet idé, som presenterer og levendegjør behovet som skal løses. Enhver god idé er utviklet på bakgrunn av erfaringer, kunnskap, kreativitet og strategi.

Dere skal jobbe videre med detaljer og søke en mer konkret løsning for de utfordringene dere står overfor. Det kan være at andre konsepter enn det «åpenbare» er bedre egnet til å løse problemene, gir større verdi for samfunnet eller foretrekkes av andre prinsipielle grunner. Det er derfor viktig ikke å binde seg til ett konsept for tidlig, men i stedet åpne opp for å tenke «utenfor boksen».

Arbeidet med å lande et konsept, som munner ut i en innovativ anskaffelse, kan gjennomføres av en prosjektleder og i form av et forprosjekt. Det er opp til dere om forprosjektet inneholder konseptfasen (utredning av idé/vurdere alternative veier å gå), eller om forprosjektet er detaljeringsfasen etter at konseptet er landet.