Kommunett

Drift holder lysene på, strategien viser oss lyset i enden av tunnelen, mens prosjektledelsen er togmotoren som beveger organisasjonen videre mot lyset.

Dere er nå inne i fase 1 - der dere ennå ikke har klarlagt detaljene i et hovedprosjekt. Det er klokt å dele gjennomføringen av fase 1 til fase 6 i Kommunett budsjettmessig i 3 deler:

1. og 2. fase leder frem til anskaffelse i et hovedprosjekt. Her kan det være behov for et forprosjekt og egen prosjektleder, som har som ansvar å lede organisasjonen gjennom arbeidet frem til et mer detaljert konsept og en kravspesifikasjon.
Eget budsjett for hovedprosjekt (prosjektledelse, utvikling og teknisk løsning) fra og med innovativ anskaffelse til prosjektet avsluttes. Her bør det vurderes å utlyse én eller flere stillinger som skal lede arbeidet med prosjektet, anskaffelsen, organisasjonsutvikling og teknologisk løsning. Se fase 2 «Legge de første brikkene» under «prosjektledelse» for detaljer.
Levere prosjektet til mottak og overgang til drift. Vedlikehold, lisenser og videreutvikling

Prosjektledelse i fase 1 og 2:

Den viktigste fasen i et prosjekts liv er oppstarten. Mange av problemene som oppstår senere i prosjektet, kan tilbakeføres til en lite gjennomtenkt igangsetting. Dere er nå i en avklarings/forprosjektfase, som er særdeles viktig å gjennomføre med dedikert personell, med den kompetansen dere vurderer er riktig i denne fasen. Sørg for å få på plass den riktige digitale karttegneren.

Figur 19 | Mulig organisering av prosjektorganisasjon og prosjektledelse i et digitaliseringsprosjekt

Innspill til oppgaver/avklaringer for prosjektleder i fase 1

Prosjektleder skal bidra til å «tine opp» organisasjonen i første steg, og bidra med gode virkemidler til å rigge organisasjonen for en transformerende prosess fra der dere er i «digitaliseringstrappa».
Det er viktig å avklare hvilke oppgaver prosjektleder og hvilke oppgaver administrativ ledelse og linjeorganisasjonen skal ha i denne fasen. Digitaliseringsrådets rolle må også avklares. Ved porteføljestyring er det naturlig at prosjektleder for fase 1 og 2 rapporterer til rådet, som igjen tar de nødvendige avklaringer og vedtak videre til administrativ ledelse.
Det kan være viktig for prosjektleder å ha mer uformelle kontaktpunkt med administrativ ledelse, ved «daglige» spørsmål som kan oppstå. Avklar i så fall hvordan/hvem.
Avklar om prosjektleder skal ha en prosjektgruppe i fase 1 og 2, som vedkommende kan «sparre med».
Det å være med på å flytte organisasjonen, krever fokus på endringsledelse

Prosjektleder i denne fasen bør

ha nødvendig prosjektstyringskompetanse
jobbe etter tydelige mål for fasene vedkommende har ansvar for
sørge for god forankring hos administrativ- og politisk ledelse
ha god kontakt med prosjektets interessenter
vurdere ulike konsepter basert på idé (det vil si ulike måter å nå målet på).
ha fokus på fremdrift, økonomistyring (hvis eget budsjett på f.eks. «forprosjekt») og risikoanalyse
ha fokus på gevinstene som skal realiseres underveis og på sikt
formidle hva som er konsekvensen hvis ikke et hovedprosjekt gjennomføres
ha fokus på å skaffe tillit i organisasjonen
ha fokus på å bruke ulike arenaer for å selge inn budskapet på alle nivåer
ha funnet nøkkelpersoner rundt i organisasjonen som drar i riktig retning
ha fokus på å vurdere hvilke roller som må bekles
ha kontakt med støttespillere som Fylkeskommunen, KS, Difi, ulike nettverk og samarbeid

Prosjektleder må ha et sterkt fokus på å hjelpe organisasjonen til å ta ansvar og eierskap, og sørge for energi i alle ledd. Prosjektleder må «gløde» og inspirere.

Figur 20 | Prosjektleder må ha innflytelse og sørge for interesse

Prosjektleders verktøy

Vi oppfordrer prosjektleder til å bruke prosjektveiviseren om dere gjennomfører et forprosjekt.

KS har også utviklet et prosjektverktøy (SharePoint) og som ligger fritt tilgjengelig på GitHUB. Denne er bygget etter modell fra prosjektveiviseren.

I fase 2 kan du lese mer om hvordan man jobber med prosjektveiviseren/prosjektmetodikk.

Kommunikasjonsverktøy

Om prosjektleder har en formell prosjektgruppe eller uformell prosjektorganisasjon med i arbeidet, bør dere sørge for å ha et kommunikasjonsverktøy, der dere kan melde behov, gi respons, fordele oppgaver og lage milepæler, som skal følges opp.

Slike verktøy kan være Trello, Asana, Slack, Basecamp