Det å skape forståelse for, forankring av og forpliktelse til gevinstene er også hovedelementene i god endringsledelse.

Det å gjennomføre en god gevinstrealisering innebærer at virksomheten ofte må bruke ressurser på dette arbeidet. Man bør sette av 4–6 prosent av et prosjekts ressurser til gevinstrealisering. Til gjengjeld kan virksomheten i mange tilfeller forvente å få gevinster tilbake som er verdt ti ganger denne ressursinnsatsen.

Budsjett

Forskjellige deler av prosessen krever gjerne forskjellige budsjett.

• Vi anbefaler at det vedtas ett budsjett for oppstartsfasen frem til anskaffelse og ett budsjett fra anskaffelse igangsettes
• Når prosjektet har gått over i drift, må det også være eget budsjett.
• Budsjett og regnskap skal følges opp på avtalt måte

Menneskelige ressurser og kompetanse

• Avklar tidlig hva som anses som en naturlig del av en ansatts arbeidsoppgaver i forhold til endringsarbeidet dere nå er inne i, og hvilke arbeidsoppgaver som er tydelige tilleggsoppgaver.
• Vurder om intern arbeidskraft skal suppleres med ekstern, slik som kompetanse og arbeidskraft i form av konsulenttjenester.
• En virksomhet som velger å gjøre for eksempel et utviklingsarbeid selv, kan samtidig kjøpe tjenester fra markedet, eksempelvis konsulentbistand til et utviklingsprosjekt. Dette kan gi flere fordeler:
  • Håndtere midlertidige ressursbehov
  • Anskaffe spesialkompetanse på kort eller lang sikt
  • Løse engangsoppgaver
  • Kompetanse fra markedet kan bidra til å øke intern kompetanse generelt
• Alternativt bør man vurdere å hente kompetanse fra kommunenes anskaffelsesnettverk hvor mange kommuner og fylkeskommunen deler på erfaringer og kompetanse.

Konsulenter

• Det er viktig å sikre at samme konsulenter ikke brukes både som bestiller og leverandør av tjenester til en virksomhet. Ledelseskonsulenter (management consulting) må være uavhengig av konsulenttjenester på leverandørsiden. Det må unngås at konsulentselskaper kan få oppdrag senere basert på hva tidligere bistand har vært.

• Opsjon: Bruk av opsjoner i offentlige kontrakter er fullt lovlig, så lenge opsjonen fremgikk av kunngjøringen. Det er ikke uvanlig at oppdragsgiver inkluderer en opsjon (rettighet) for eksempel på å forlenge en tjenestekontrakt utover den opprinnelige varigheten, eller utvide en varekontrakt til også å omfatte andre varer. Hvis oppdragsgiver velger å bruke en slik opsjon, og dermed utvide den opprinnelige kontraktens omfang, er det ikke snakk om en endring. Grunnen er at muligheten for en slik utvidelse – opsjonen – var opplyst om i kunngjøringen og den opprinnelige avtalen. Prisen skal regnes med i anskaffelsens verdi med hensyn til reglene om nasjonale eller EØS-terskelverdier i offentlige anskaffelser. Se kapittelet om anskaffelsesstrategi i fase 2 for detaljer omkring anbudsleveranser.

Dere bør ha skriftlige strategier og retningslinjer for når og hvordan konsulenter skal brukes i virksomheten, dette er viktige verktøy for ledelsen i virksomheten.

En skriftlig konsulentstrategi skal inneholde beslutninger knyttet til hvilken kompetanse virksomheten bør ha på kort og lang sikt, og på hvilke områder konsulenter kan benyttes.

Støttespillere: Dere kan knytte til dere rådgivningstjenester fra fylkeskommunen, fylkesmannen, KS, NHO, Difi på et tidlig stadium i prosessen, når idé er avklart.

Søknad på midler: Dere kan søke på midler både i en forprosjektfase og i en hovedprosjektfase.

Verktøy: Hvis dere underveis har bruk for å vise til modeller og hvordan endringsprosesser skal gjennomføres i organisasjonen, bør dere sørge for å bli enige om at dere bruker god design og likt grensesnitt.