God dialog er en forutsetning for et godt forhold mellom kommunen, innbyggerne og samarbeidspartnerne. Kommunens legitimitet og omdømme er avhengig av at det er samsvar mellom de forventninger innbyggerne har til oss og kvalitet og omfang på de tjenestene vi leverer.

• Måten tjenester tilbys på er foreldet og vi må tenke nytt om hvordan det offentlige kommuniserer med innbyggerne.

• Automatisering av rutinearbeid er vitalt for å frigjøre fagkompetansen som ligger hos de ansatte i kommunen.

• Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggere og offentlige virksomheter og mellom næringsliv og offentlige virksomheter internt i forvaltningen.

• Vi har krav på oss om å standardisere prosesser og muliggjøre tjenester på tvers av siloer.

• Offentlig sektor må forbedre produktiviteten knyttet til tjenester på grunn av minkende budsjetter og en aldrende befolkning.

Hvor starter vi?

Erkjennelsen av at man må sette av tid og ressurser til tjenesteutvikling i et digitalt perspektiv er viktig.

I forkant av en slik erkjennelse er det ofte flere ting som har skjedd. Det kan være lovvkrav, som oftere og oftere banker på døra, eller brukere som ikke er fornøyde med det kommunen tilbyr. Politikere, administrativ ledelse, eller én eller flere ansatte, kan ta initiativ til endring på bakgrunn av et ønske om å tilby bedre løsninger i en moderne forvaltning. Behov for effektivisering knyttet til kommuneøkonomi og tungvinte, umoderne prosesser er også en typisk katalysator for å «ta grep».

Å prioritere arbeidet:

I en travel hverdag, der mange ting skal følges opp, er det fort gjort å havne i en situasjon der man ikke klarer å prioritere langsiktig strategisk arbeid, eller å bygge en ny kultur med andre prioriteringer og satsningsområder enn tidligere. Tema som tjenesteutvikling med digital støtte,  gevinstrealisering og digital innovasjon er ikke noe som skal dukke opp i et møte nå og da, men være en del av en transformasjonsprosess kommunene må gjennom. En enkel modell for utfordringene man kan oppleve knyttet til å prioritere viktige arbeidsoppgaver kan illustreres slik:

For en virksomhet som ønsker å lykkes med tjenesteutvikling med digital støtte, må «Viktig, men haster ikke» prioriteres. Man må endre måten man prioriterer å forbedre tjenester på, fra «haster ikke» til «haster».

Enkel digitalisering eller organisasjonsendrende innovasjon

Kommuner i Norge er på forskjellige sted når det gjelder digital modenhet. Man kan også være på forskjellige steder i måten det jobbes på innen en organisasjon. Når dere nå har bestemt dere for å jobbe med tjenesteutvikling med digital støtte og prioritere det som «haster og er viktig», er det klokt å se hvor i trappa dere er, og hvor mange skritt dere ønsker å gå i et kort og lengre perspektiv.

Digitaliseringstrapp

For å finne ut hvor dere er i forhold til trappa, kan dere gjennomføre en modenhetsanalyse:

Modenhetsanalyse

Hvordan gjør dere en digital modenhetsvurdering? Det finnes flere verktøy for digital modenhetsvurdering, men vi anbefaler å bruke DIFIs verktøy for å måle digital modenhet.

Med dette verktøyet kan virksomheten gjøre en egenvurdering av hvor digitalt moden virksomheten er, ut fra en fem-punkts modenhetsskala. Vurderingen identifiserer hvor virksomheten gjør det bra og hvor det er rom for forbedring.

En god forståelse av hvor langt virksomheten har kommet på sin digitale transformasjonsreise har mange fordeler:

• Hvis virksomheten forstår sine styrker og svakheter har den mulighet til å iverksette riktigere tiltak.

• En god forståelse muliggjør prioritering av ressurser på en måte som støtter godt opp under digitaliseringsarbeidet.

• Innsikt i hva digital transformasjon kan være for «din» virksomhet gjør det lettere å sette opp gode mål virksomheten kan arbeide mot.