Vi anbefaler at dere har nå gjort følgende:

1. Laget og vedtatt en Digitaliseringsstrategi
2. Laget og vedtatt en Handlingsplan
3. Landet en omforent og forankret idé, som utarbeides som et konsept

Veien videre

Ideen skal nå inn i en konsept- og detaljfase, der dere etter hvert skal designe en ønsket løsning, som kan ende i en innovativ anskaffelse. Forankring bør være et gjennomgående tema for alt en kommune gjennomfører av planer og tiltak, og er svært viktig fordi det bidrar til kunnskap, interesse og opplevelse av forpliktelse knyttet til gjennomføringen av det arbeidet dere gjør.

Forankringsarbeid støtter opp om:

• Vedvarende forbedringer

• Lokal utviklingskraft

• Posisjonering i forhold til politisk eierskap og vedtak

• Samsvar mellom behov og løsning

I kommunen vil viktige forankringsagenter være politiske organer, administrativ og faglig ledelse og prosjektledere/fagfolk som skal gjennomføre aktivitetene i en plan eller et prosjekt. Forankring bør foregå både internt og eksternt i organisasjonen.

En skriftlig forankringsveileder sikrer lokal utviklingskraft

Arbeidet med forankring kan gjerne bli noe tilfeldig, og avhengig av «stopp-punkt» i for eksempel en prosjektplan. For at forankringsagentene skal kunne gjennomføre gode prosesser over tid, anbefaler vi at kommunen lager en skriftlig veileder, som alle aktuelle aktører har tilgang til.

Denne veilederen kan ta for seg kjøreregler, god praksis, aktuelle interessenter for deres kommune/region og måter å forankre på, både i planutarbeidelse og før vedtak, i løpet av idéfaser og ved arbeid med tjenestedesign.

Innovative samarbeid og utvikling av nye tjenester

Forankringsarbeidet kan ta utgangspunkt i helt nye måter å tenke på i forhold til utvikling av nye tjenester. I 2017 lanserte Kommunal- og moderniseringsdepartementet inspirasjonsheftet «Veier til samarbeid» med oppskrifter for innovative samarbeid mellom offentlig sektor og sosiale entreprenører. 

Gjennom å involvere og forankre bredt, kan det oppstå nye vekstområder. Inspirasjonsheftet tar for seg kulturelle, organisatoriske og juridiske utfordringer og viser hvilke løsninger kommunene har funnet i samarbeid med sosiale entreprenører. I en anskaffelsesprosess kan det å tenke supplerende tjenester sammen med nye samarbeidspartnere vise seg å være veldig givende -  og prosessen kan ende opp med et helt nytt tilbud til sluttbruker.

Sikre kvaliteten på - og graden - av forankringsarbeidet

Forankring kan skje på mange måter og i alle deler av en prosess, og involvere nye måter å arbeide med tjenestetilbudet for kommunens innbyggere på.

Forankring handler om å

• involvere de som skal/må/kan ha ansvar for tiltaket/løsningen

• involvere de du arbeider sammen med, andre personer/miljøer, som påvirkes av tiltaket/løsningen

• involvere de som skal ta løsningen i bruk

I hvilken grad man involverer og hvordan har selvsagt stor betydning: Fra en klassisk, lineær strategi for forankring/involvering med informasjonsfokus til en kreativ, inkluderende og mobiliserende prosess, der det også er rom for læring og handling hos de som involveres.

En involverende modell gir mer eierskap, følelse av samarbeid og fremmer enighet.

Forankringskurve hos en mottager

Viktige spørsmål og fleksibilitet

For å oppnå god forankring, er det viktig å kunne argumentere for hvilke verdier løsningen kan resultere i, og at disse verdiene klart overstiger forventede kostnader med løsningen.

I tillegg må man sørge for at involverte personer/grupper har en felles forståelse av tiltakets/prosjektets mål eller retning – og hvor dere er i prosessen.  Er dere i en idé- og konseptfase, vil det være rom for stor grad av involvering, mens det ved et vedtakspunkt vil være behov for aksept og enighet. Har dere gjennomført høy grad av involvering og forankring i idéfasen, vil det være lettere å oppnå støtte ved et vedtakstidspunkt. Dere trenger derfor å være fleksible i måter å jobbe med forankring på.

Interessenter i forankringsprosessen

Oppgaven på dette punktet i prosessen er å forankre og kvalitetssikre hos de sentrale utviklingsaktørene i kommunen og lokalsamfunnet, slik at de stiller seg bak konseptet og den strategiske retningen dette innebærer for videre organisasjonsutvikling og lokal utvikling. Hvilke aktører dette gjelder, vil variere fra kommune til kommune. Internt i organisasjonen kan det være ansatte, mellomledere, enhetsledere og sektorledere. Eksternt kan det være næringsliv/bedrifter, viktige kulturinstitusjoner, lag og organisasjoner, utdanningsinstitusjoner og i noen tilfeller sterke ildsjeler/enkeltpersoner. Det kan være behov for å arbeide med forankring opp mot fylkesmannen, fylkeskommunen, KS eller andre relevante aktører.

Total forankring og involvering hos absolutt alle i lokalsamfunnet før dere konkluderer, anses i de fleste tilfeller som urealistisk. Som oftest vil det i alle lokalsamfunn være både aktører som ikke bryr seg eller som er negative. Derfor er det viktig at prosjektleder/prosjektgruppe/linjeorganisasjon som har gjennomført analysene/forarbeid, tar lederskap rundt forankringsprosessene. Internt i organisasjonen er forankringsarbeid essensielt for å hente ut gevinster av tiltaket på et senere tidspunkt.

Politisk forankring

I alle tilfeller er det nyttig å legge frem analyser og forslag til videre arbeid for kommunestyret. Kommunen er en viktig premissgiver for planer for lokal utvikling, og styres av et folkevalgt organ. Kommunen ved kommunestyret som øverste, folkevalgte organ bør derfor være en av aktørene som stiller seg bak idé og konsept/forprosjekt før dere går videre i prosessen. Forprosjekt som krever nye økonomiske disposisjoner må forankres politisk i god tid før vedtak i kommunestyret.

Rekkefølge

I noen tilfeller kan det være nyttig å forankre konseptet hos andre sentrale aktører i lokalsamfunnet før en eventuell politisk behandling, fordi politikerne da lettere vil se betydningen av valgene dere tar. I andre tilfeller kan det være nyttig å forankre politisk først, slik at andre aktører ser at kommunen stiller seg bak og dermed gir nødvendig tyngde til den videre prosessen. Slike betraktninger avgjøres av lokale forhold.