Hva er et konkurransegrunnlag?

Et konkurransegrunnlag består av de dokumentene oppdragsgiveren utarbeider for å informere om hvilken ytelse som skal anskaffes 

• Det beskriver hvilke vilkår som gjelder for gjennomføringen av leveransen
• Det avklarer hvordan dere ønsker å gjennomføre konkurransen, inkludert beskrivelse av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier 
• Det inneholder øvrige opplysninger som gir informasjon om hva som skal anskaffes, eller hvordan det skal anskaffes. Relevant fagstoff: DIFI, Regjeringen.

Viktigheten av et godt konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlaget setter leverandørene i stand til å vurdere hva oppdragsgiveren etterspør og på hvilke vilkår. Konkurransegrunnlaget skal utformes på tilstrekkelig klart vis, og det skal ivareta grunnprinsippene bak anskaffelsesregelverket, herunder å sikre en reell konkurranse, likebehandling av leverandører og forutsigbarhet i prosessen.

Innholdet i et konkurransegrunnlag
For å ivareta disse grunnprinsippene i lovverket er det viktig at dere som oppdragsgivere sørger for at alle relevante opplysninger tas med i konkurransedokumentene. Dersom disse opplysningene kan beskrives i kunngjøringen, er det ikke krav om at det må utarbeides et konkurransegrunnlag.

Difi anbefaler likevel at det utarbeides et konkurransegrunnlag, da dette gir best oversikt. Dersom dere benytter et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), vil dette gi den samme gode oversikten som et konkurransegrunnlag.
De krav og kriterier som stilles, bør være proporsjonale, det vil si at de bør stå i forhold til den ytelsen virksomheten har behov for knyttet til kravene i hva et «konkurransegrunnlag» er. 

Konkurransegrunnlaget skal inneholde følgende opplysninger, med mindre opplysningen allerede er tilstrekkelig beskrevet i kunngjøringen (§ 8-4. Konkurransegrunnlag i anskaffelsesforskriften):

a) hva som skal anskaffes

b) hvilke kontraktsvilkår som gjelder for oppdraget

c) hvorvidt oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale

d) hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen

e) hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud

f) andre opplysninger som er av betydning for utarbeidelsen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud.

• Oppdragsgiveren har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget.
• Frem til signering av kontrakten kan oppdragsgiveren foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

Opplistingen er noe mer omfattende hvis det er snakk om kjøp over EØS-terskelverdiene (se kapittel 12 i anskaffelsesforskriften). For mer utdypende informasjon om konkurransegrunnlaget, se § 14-1 i anskaffelsesforskriften.

Konkurransegrunnlaget utgjør alle dokumentene i konkurransen unntatt kunngjøringen og ESPD-skjemaet (Europeisk egenerklæringsskjema).

Konkurransegrunnlaget med andre ord:

• Oppgavebeskrivelse: kontraktsgjenstanden, egenskaper ved denne, grensesnitt og forhold som er viktige for leveransen.
• Minimumskrav som skal stilles til tilbyderne for at de skal være kvalifiserte for å inngi tilbud: kvalifikasjonskravene.
• Informasjon om hvorvidt oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale (hvis anskaffelsen er over EØS-tersklene, skal det også gis informasjon om eventuell inngåelse av innovasjonspartnerskap eller etablering av en dynamisk innkjøpsordning).
• Informasjon om anskaffelsesprosedyren
• Eventuelle utvelgelseskriterier dersom antall tilbydere skal begrenses
• Kravspesifikasjon (hvilke minimumskrav som stilles til kontraktsgjenstanden)
• Tildelingskriterier, som angir hvilke kriterier som skal gjelde for å velge ut det beste tilbudet 
• Kontraktsvilkår 
• Særlige vilkår for gjennomføring av en kontrakt
• Beskriv konkurranseregler og anskaffelsesprosedyre: hvordan tilbyder skal svare og hvordan konkurransen skal gjennomføres (frister, krav til alternative tilbud, krav til kommunikasjon med mer).

Relevante lenker:

1. Anskaffelsfaglige tema 
2. Veileder i anskaffelser                                                                               
3. Kurs i Staten sine standardavtaler (SSA)
4. Terskelverdiene for 2018-2019
5.  Om anskaffelsesprosedyrer   

Hvordan gjennomføre arbeidet med konkurransegrunnlag

• Oppdragsgiver eller delegert ansvarlig (f.eks prosjektleder/delprosjektleder på anskaffelsen/innkjøpsansvarlig) bør gjennomføre grundige undersøkelser i egen organisasjon i forhold til utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, gjerne gjennom involvering av f.eks interessentene/gevinststyringsteam/porteføljestyre. 
• Løsningen skal vare 15-20 år. Hvordan skal den videreutvikles og hvem kan gjøre det?

Beskriv et samlet målbilde for løsningen som ivaretar behovet til alle brukere, gevinsteiere og interessenter så godt som mulig i hele løsningens levetid:

• Diskuter hvordan målbildet kan realiseres
• Kartlegg kompetanse og kapasitet internt og undersøk hva markedet kan tilby.
• Beskriv minst tre alternative konsepter for å løse behovet. Alternativene kan for eksempel være å anskaffe et standardsystem som allerede finnes på markedet, få spesialutviklet systemet gjennom en innovativ anskaffelse eller kjøpe noen komponenter og lage resten ved hjelp av interne utviklere.
• Oppdragsgiver/ansvarlig bør vurdere om det er nyttig å ha dialog med markedet før man lager konkurransedokumenter. Kontakt med markeder vil kunne gi informasjon om hvilke løsninger som tilbys, eller om det er mulig å tilvirke nye produkter eller løsninger som kan dekke oppdragsgiver behov. 
• Oppdragsgiver/ansvarlig kan også vurdere om det er nyttig å få leverandørenes innspill på hvordan man bør utforme konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjon.

Vurdering av anskaffelsens verdi 

Oppdragsgiver må sørge for å vurdere anskaffelsens verdi. Dette er avgjørende for hvorvidt anskaffelsen må kunngjøres, og hvilke deler av anskaffelsesregelverket som kommer til anvendelse. Dersom anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi trenger den ikke kunngjøres, men enkelte formelle krav gjelder likevel. Dersom anskaffelsen verdi overstiger terskelverdiene, må anskaffelsen både kunngjøres og følge den forhåndsdefinerte konkurranseformen. Les mer om terskelverdiene og konkurranseform her.

Hovedregelen er at anskaffelsens verdi skal beregnes med utgangspunkt i den samlede betalingen leverandøren mottar for varene eller tjenestene i løpet av den perioden kontrakten løper. Dette betyr at oppdragsgiver ved vurderingen må ta hensyn til

• verdien av eventuelle opsjoner
• vederlag for deltakelse i konkurransen
• andre eventuelle utbetalinger som er fastsatt i konkurranse¬dokumentene

Anskaffelser genererer ofte kostnader i årene etter at anskaffelsen er gjennomført. For eksempel forvaltning-, drifts- og vedlikeholdskostnader. Derfor vil avtaler for vedlikehold også ofte være en del av anskaffelsen. Les mer om dette her.

TIPS: Verktøy for å beregne livssykluskostnader

Du kan planlegge, evaluere og følge opp totalkostnadene for en anskaffelse med Difis verktøy for livssykluskostnader. I tillegg til verktøyet har Difi utarbeidet en veiledning om livssykluskostnader og gode råd for hvordan du bør gå frem. Se Livssykluskostnader (LCC)

Verktøyet hjelper deg med å simulere kostnader

Både oppdragsgiver og leverandører kan bruke det nye verktøyet under forberedelsen av anskaffelsen:

• Oppdragsgiver kan bruke verktøyet for å simulere totalkostnader ved ulike alternative løsninger.
• Leverandøren kan bruke verktøyet for å beregne totalkostnaden ved sine forslag til løsninger.
• Oppdragsgiver kan raskt evaluere tilbudene på «kostnad» som tildelingskriterium.

Kostnadsbesparelser er bra for miljøet

Anskaffelsesregelverket legger vekt på at livssykluskostnader er viktig i et miljøperspektiv og det er både ønskelig og lovlig å legge vekt på totalkostnadene ved en anskaffelse. Mindre bruk av energi, lavere forbruk av drivstoff, mer vedlikeholdsfrie materialer og lignende, vil både gi lavere totalkostnader i anskaffelsen (livssykluskostnader) og mindre belastning av miljøet.

Her finner dere verktøyet for å beregne livssykluskostnader (Difi - anskaffelser.no)

Viktige elementer i arbeidet med konkurransegrunnlaget

Få de rette tilbudene

Dere må passe på at konkurransegrunnlaget faktisk skrives slik at dere får tilbud som dekker det behovet organisasjonen har. Her er det en forutsetning at dette behovet er kartlagt på et tilstrekkelig vis, og gjerne gjennom dialog med markedet.

Krav må stå i forhold til det som anskaffes

Dere må også være oppmerksom på at hvis det stilles krav, bør disse stå i forhold til det som skal anskaffes. Dette er et utslag av hensynet til proporsjonalitet, som er et viktig anskaffelsesrettslig prinsipp. Du bør ikke stille strengere krav enn det som er nødvendig for den ytelsen du skal anskaffe. Dette kravet til proporsjonalitet gjelder også for tildelingskriteriene. 

Miljøaspektet i konkurransegrunnlaget

Når du utarbeider konkurransegrunnlaget finnes det mange muligheter til å stille krav og kriterier til varen eller tjenestens miljøprestasjon.

Miljøkrav, miljøkriterier eller kontraktskrav enten de knytter seg til selve ytelsen eller leverandøren skal oppfylle visse overordnede krav. Uansett hvor du velger å stille kravene er det viktig å angi hvordan leverandøren kan dokumentere at kravet er oppfylt.

Risikoanalyse og kontraktsstrategi

Gjennomfør en risikoanalyse som en del av en kontraktsstrategi knyttet til større anskaffelser. Denne skal omfatte livssykluskostnader, universell utforming, miljø, sosiale krav og vurderinger knyttet til bruk av innovasjonsmetodikk. Velg en kontraktsform som er tilpasset prosjektet, og som gir god styring.

Ta hensyn til framtidig forvaltning av løsningen allerede i planleggingsfasen.

Tidsbruk til utarbeidelse av konkurransegrunnlag

Tid er utrolig viktig. Bruk nok tid til å formulere et godt konkurransegrunnlag. Ta dere tid til å få gjennomført sidemannskontroller eller annen kvalitetssikring. I mange saker er det en intern deadline å forholde seg til, enten fra politisk hold (f.eks ved kommunesammenslåinger) eller fordi en annen kontrakt utløper.

I denne sammenheng kan et dårlig skrevet konkurransegrunnlag i verste fall ha som resultat at det ikke kommer inn egnede tilbud. Da er alternativet stort sett å måtte starte på nytt, noe som tar mye lengre tid enn et par dager ekstra til god gjennomarbeiding. Det er sjelden at noen dager fra eller til i fasen hvor man skriver konkurransegrunnlaget er avgjørende for en intern frist. 

Kvalifikasjonskravet

Husk at dersom en leverandør ikke oppfyller disse kvalifikasjonskravene, kan leverandør heller ikke få delta i konkurransen. Setter du for strenge og omfattende kvalifikasjonsvilkår kan du risikere at aktuelle leverandører ikke får levere tilbud. Kvalifikasjonskravene må ha tilknytning til den gjenstand eller tjeneste som skal anskaffes, og knytte seg til forhold som sier noe om leverandørens egnethet til å gjennomføre den aktuelle kontrakten. Pass også på at kvalifikasjonskravene ikke er diskriminerende eller konkurransevridende på andre måter 

Tildelingskriterier - hva legger dere vekt på når tilbud velges? 

Sentrale definisjoner: 

Basiskriterium: Lavest pris eller det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 

Tildelingskriterier: Tildelingskriterier er konkurranseelementer som avgjør hvem av de kvalifiserte tilbydere som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Eksempler på kriterier er livssykluskostnader, pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, servicebetingelser, kompetanse, teknisk bistand, leveringstid, responstid, ferdigstillelse. 

Underkriterier: Nærmere angivelse av egenskaper eller sider ved hvert enkelt tildelingskriterium. 

Evalueringsmodell: Beregningsmåte som benyttes ved poengsettingen av de ulike tildelingskriteriene og konsolideringen av de ulike poengene til en samlet evaluering. 

Vekting: Angivelse av forholdsmessigheten mellom ulike tildelingskriterier som oppdragsgiver har valgt å bruke ved anskaffelsen.

1) Under EØS-terskelverdi står oppdragsgiver fritt til å velge tildelingskriterier, så lenge de har en naturlig tilknytning til det som skal anskaffes. Oppdragsgiveren trenger ikke å velge nærmere tildelingskriterier (laveste pris, laveste kostnader eller beste forhold mellom pris og kvalitet). Hensikten bak regelen er å gi oppdragsgiveren større fleksibilitet ved anskaffelser under terskelverdiene enn over.

2) For anskaffelser over EØS-terskelverdiene må tilbud velges på grunnlag av enten den laveste prisen, den laveste kostnaden eller det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Les mer om dette her.

De tildelingskriteriene som oppdragsgiver skal anvende, må være definert og kommunisert til tilbyderne i utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget. Dette innebærer at oppdragsgiver ikke på et senere tidspunkt (etter kunngjøring av konkurransen) kan innføre nye tildelingskriterier eller underkriterier eller oppstille nye regler for vekting av disse.

Avgrensning mot kvalifikasjonskrav 

Det er avgjørende at oppdragsgiver ikke blander sammen kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Et kriterium som allerede er benyttet som kvalifikasjonskriterium, kan uansett ikke senere benyttes om igjen også som tildelingskriterium

Tildelingskriteriene må knytte seg konkret til tilbudene og gjennomføring av disse for å kunne benyttes for evaluering, og ikke til egenskaper ved tilbyderne som allerede er vurdert ved kvalifisering.  

Tildelingskriteriene må være

• Relevante for anskaffelsens (nytte)verdi. De må være egnet  til og ha til formål å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
• Konkrete: Kriteriene må ikke være vage og/eller være formulert slik at de reelt sett gir oppdragsgiver ubetinget fritt skjønn.
• Forståelige: Tilbyderne må forstår dem, og oppfatte innholdet på samme måte. 
• Dokumenterbare: Det må være mulig å dokumentere oppfyllelse. 
• Målbare: Kriterienes omfang og innhold må kunne måles. Må kunne foreta en sammenligning/evaluering.
• Graderbare: tildelingskriteriene må være graderbare

 Avvisning

Skal eller kan noen av tilbudene avvises? Her må man merke seg at for sent innkommende tilbud skal avvises. Det samme gjelder de leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonsvilkårene, eller inneholder vesentlige forbehold. Det er også viktig å huske på at oppdragsgiver har plikt til å avvise unormalt lave tilbud. Dette kan være et tegn på at det foreligger ulovlig anbudssamarbeid.

Manglende oppfyllelse av kval.krav/manglende dokumentasjon av at kval.kravene er oppfylt – Tilbudet avvises! 

To typetilfeller: 

• En leverandør er avvist – mener dette ikke er riktig
• En leverandør er ikke avvist, en konkurrent mener oppdragsgiver har plikt til å avvise. 

NB! Det er stilt strenge krav til kvalifikasjoner eller konkrete krav i kravspesifikasjonen. Nr 2 i konkurransen mener at nr 1 skulle ha vært avvist. Resultatet kan bli en klage til KOFA.

Beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet: 

Dersom man ønsker å velge leverandør som har inngitt tilbud som scorer best på forholdet mellom pris og kvalitet, må oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget gi uttrykk for hvilke kriterier som skal styre vurderingen. Eksempler på tildelingskriteriene – i tillegg til pris eller kostnad – kan for eksempel være ulike kvalitative faktorer som garantitid, responstid, faglige kvalifikasjoner og referanser. Også tildelingsvilkår knyttet til miljøhensyn anvendes ofte. Oppdragsgiver står fritt til å utforme disse kriteriene så lenge de har en saklig tilknytning til kontraktsgjenstanden, og at kriteriene er utformet på en entydig og klar måte, slik at leverandørene har en felles oppfatning av hva oppdragsgiver legger vekt på.

Vekting og bruk av poengskala

1) For anskaffelser under 1,3 mill kr. eksl. mva. er det ingen særskilte krav til prioritering eller vekting annet enn det som følger av de grunnleggende prinsipper, jf anskaffelsesloven § 4. For anskaffelser under EØS-terskelverdiene er det krav om at tildelingskriteriene skal angis i prioritert rekkefølge, jf FOA § 8-11(1).

2) For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det krav om at oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av tildelingskriteriene, jf FOA § 18-1(6). Vekting kan kun unnlates i tilfeller hvor "det av objektive grunner ikke er mulig å vekte tildelingskriteriene". I så fall skal de oppgis i prioritert rekkefølge.

Det vanlige er at kriteriene angis med en vekting i prosent. Det er viktig at den jobben dere gjør er basert på: 

• Likebehandling
• Forutberegnelighet
• At ett og samme forhold bare vurderes ett sted

Les mer om vekting og bruk av poengskala på anskaffelser.no her

Les mer om tildeling knyttet til tildelingskriterier (Regjeringen) her

Kunngjøring (Doffin)

Kunngjøring er et av de viktigste hjelpemidlene for å sikre at de grunnleggende prinsippene i Lov om offentlige anskaffelser overholdes. Ved å kunngjøre kontraktene deres vil dere oppnå økt konkurranse, som bidrar til bedre pris og tilbud av høyere kvalitet. I Norge er Doffin den sentrale portalen for kunngjøring av anskaffelser. Her finner du fagstoff om hvordan du bruker Doffin.

For anskaffelser over 100.000 kroner ekskl. mva. og opp til nasjonal terskelverdi (opp til EØS-terskelverdi for helse- og sosialtjenester), gjelder anskaffelsesforskriften del I. Del I inneholder ikke bestemmelser om kunngjøringsplikt. 

Når oppdragsgiver foretar anskaffelser etter del I tilsier likevel det grunnleggende prinsippet om konkurranse, at det i mange tilfeller kan være fornuftig å kunngjøre kontrakten ved bruk av en frivillig kunngjøring av konkurranse og på denne måten kunne nå ut til et større marked. Selve kunngjøringen er enkel i bruk og gir oppdragsgiveren en betydelig fleksibilitet når det gjelder utfylling av informasjon. Ellers kan oppdragsgiver henvende seg direkte til flere leverandører i markedet for å få inn tilbud.

Ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøy:

Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil gjøre det mulig å gjennomføre hele eller deler av konkurransegjennomføringen digitalt. Du lager da kunngjøringen i ditt KGV, som sender kunngjøringen videre for publisering i Doffin.

Frist for innlevering

De som skal inngi tilbud må få tilstrekkelig tid til å gjøre dette. Her har forskriften noen minimumsfrister som må overholdes, men i tillegg bør dere som offentlige oppdragsgivere se hen til om fristen er lagt midt i fellesferien eller i juleferien, eller om frist for inngivelse for eksempel er 18. mai klokken 08.

Frister som ikke respekterer at også leverandørene har et behov for ferie eller fri, kan i verste fall føre til at dere får inn færre tilbud enn det dere ellers ville gjort.

Tidsestimat

Det kan skje at tidsestimatet som er angitt i konkurransegrunnlaget sprekker. Gi dere selv nok tid til å forhandle, til å evaluere, til å tildele, slik at dette ikke henger over konkurransen som et stresselement.

I denne sammenhengen er det viktig å sette en tilstrekkelig lang vedståelsesfrist. Vedståelsesfristen sier hvor lenge tilbudet er gyldig. Etter at vedståelsesfristen er gått ut er du ikke lenger forpliktet til å levere det du har tilbudt. Her er det også en balansegang. Vedståelsesfristen må ikke være så lang at dette gjør at leverandører ikke tør å levere inn tilbud. Hvor lang den kan være, vil variere fra bransje til bransje.

Taushetsplikt og offentlige anskaffelser

Det du får vite av taushetsbelagte opplysninger/ forretningshemmeligheter fra en leverandør, har du som offentlig oppdragsgiver en plikt til å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4. Det betyr at du må foreta en konkret vurdering av hva som kan være en forretningshemmelighet når du gjengir eller sprer informasjon fra andre leverandører.

Typiske situasjoner

Kjerneområdet for taushetsplikten er næringsopplysninger som andre kan nytte på tilsvarende måte i egen næringsvirksomhet.

Det er flere situasjoner der du kan bli fortalt forretningshemmeligheter og der du må passe på å ikke spre disse videre til andre.

Dette kan være

• under dialogaktiviteter i planleggingsfasen
• når du lager anskaffelsesdokumentene
• når du forhandler eller har dialog med leverandørene i gjennomføringsfasen
• når du skriver meddelelse til leverandørene med begrunnelse for valg av leverandør
• når du får og svarer på innsynsbegjæringer
• etter kontraktsinngåelse

Kontrakt

Legg ved kontrakten som skal regulere kontraktsforholdet samtidig som du inviterer leverandørene til å inngi tilbud. Leverandørene må kjenne til hvilke vilkår som skal gjelde for gjennomføringen av kontrakten. På områder hvor det foreligger standardkontrakter bør disse benyttes. Les mer om kontrakter og kontraktsvilkår her. 

Risiko ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag

Dårlig tid, lav innkjøpsfaglig kompetanse og manglende tverrfaglighet medfører lett at  konkurransegrunnlaget ikke gjenspeiler det verifiserte behovet.

Leverandørens tilbud kan avvike fra konkurransegrunnlaget grunnet

• at konkurransegrunnlaget ikke er forstått

• avvik

• forbehold (leverandørens forutsetninger) 

• bevisst utelatelse/formulering/slurv

Innovativ anskaffelse og konkurransegrunnlaget

Måten oppdraget blir skildret på i konkurransegrunnlaget legger grunnlaget for om konkurransen åpner for nye løsninger og innovative leverandører.

Utforming av konkurransegrunnlag bygger videre på det som er gjort gjennom å ha en grundig behovsvurdering, involvering av brukere og dialog med markedet. Utformingen av spesifikasjonen (kravspekk) er spesielt viktig for å åpne opp for nye løsninger. Bruk ytelses- og funksjonsspesifikasjoner der det er egnet.

Kravspesifikasjonen bør være utformet på en åpen måte der du som oppdragsgiver beskriver behov/funksjon som skal dekkes. Ved å beskrive behov gjennom en åpen spesifikasjon til ytelse og funksjon, kan leverandørene i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste.

Vær oppmerksom på at dere ikke har utformet spesifikasjonen slik at den utelukker flere innspill og løsningsforslag enn det som er blitt kjent gjennom tidligere dialog.

Leverandørene skal bli utfordret på å beskrive hvordan deres løsninger vil dekke behovet/funksjonene. For å tydeliggjøre for leverandørene hva som skal være resultatene og effektene av løsningen de skal levere kan du beskrive nå-situasjonen og ønsket situasjon:

• Nåsituasjonen
  • Hvordan er utfordringen løst i dag?
  • Hva er kostnadsbildet?
  • Hvilke erfaringer har virksomheten med dagens løsning?
  • Hvordan blir utfordringsbilder dersom virksomheten ikke gjøre noe?
• Ønsket situasjon
  • Hvilken effekt ønskes av ny løsning?
  • Hvilke bunnlinjer skal ny løsning tilgodese (kvantitative og kvalitative)?
  • Hvilke rammer og avhengigheter finnes (for eksempel knyttet til økonomi, tidspunkt for realisering, grensesnitt mot andre systemer/løsninger, andre leverandørforhold, osv)?

Eksempel på tidsplan leverandørdialog

På Anskaffelser.no.finner du en grundig brukerveiledning for hvordan et konkurransegrunnlag for en innovativ anskaffelse kan lages

Eksempler på områder som krever særskilte vurderinger i utforming av konkurransegrunnlag

Bruk av AI (Artificial intelligence/Kunstig intelligens) 

Dagens anvendte AI-løsninger er en kombinasjon av en rekke teknologier som klarer å håndtere oppgaver som mennesker utfører i dag, både mer effektivt og med tilsvarende eller høyere kvalitet. Løsningene kan hente inn, bearbeide og ta beslutninger med bakgrunn i ustrukturerte data som bilder, lyd og fritekst, i tillegg til strukturerte data som for eksempel definert informasjon og tall i tabeller, men kun innen definerte rammer. Videre vil de også klare å vurdere informasjon på en måte som menneskene ikke er i stand til. For eksempel ved å se sammenhenger i store og varierte datamengder. I tillegg vil løsningene kunne lære over tid på bakgrunn av dataene.

Anvendte systemer med AI fungerer best ved å samarbeide med mennesker i stedet for å erstatte dem. Hva som skjer i fremtiden er usikkert, men etiske dilemmaer vil måtte håndteres.

Robotteknologi

Særlig finansbransjen har tatt i bruk denne teknologien de siste årene. De har utnyttet muligheten til å integrere tunge, eldre fagsystemer med nyere teknologi ved hjelp av robotisering.  Hos finansaktørene kjøres robotiseringen allerede i stor skala med mange roboter som opererer som en virtuell arbeidsstyrke for organisasjonene, analyserer og tar  beslutninger på bakgrunn av data.

Skyggesiden av ny teknologi

Digitaliseringen har også en skyggeside. Fremveksten av skytjenester og integrerte IT-løsninger gir økt tilgang til digital informasjon, men øker samtidig sannsynligheten for at uvedkommende skal få tilgang til virksomhetskritiske data. Anvendelse av kunstig intelligens og smarte produkter øker vår avhengighet og sårbarhet. På flere områder har vi ikke manuelle backup-løsninger, hvilket medfører at vi må stole på at teknologien alltid fungerer. Sårbarheten øker.

Relevante lenker i forhold til IT-anskaffelser

• Veiledning og hjelp til offentlige It-anskaffelser
• Få hjelp til å gjøre en offentlig anskaffelse av konsulenttjenester 
• Anskaffelse av  skytjenester

Kravspesifikasjonen – en utdypning

Vridning til et mer innovativt fokus i kravspesifikasjonen

Behovet som skal dekkes er førende for en god kravspesifikasjon. Dette har også resultert i at man er på vei bort fra store, omfattende kravspesifikasjoner med «skal»- og «bør»- krav, og over til korte utviklingsprosesser med hensikt om å teste ut løsninger raskest mulig. Her er bruken av innovative anskaffelser fremtredende, der man kan benytte seg av direkte brukermedvirkning i testing av løsninger. 

Fleksible prosesser hvor løsninger utvikles og testes parallelt, og hvor tjenestedesign og brukerinvolvering inngår som viktige komponenter, bør erstatte stramt strukturerte og nøye planlagte prosesser med detaljerte kravspesifikasjoner og langvarige gjennomføringsløp. Større kommuner med hyppige prosjekter av en viss størrelsesorden bør vurdere skaffe seg intern kompetanse innen tjenestedesign/eller utdanne ansatte innen feltet.

Kravspesifikasjon av en systemanskaffelse

Kravspesifikasjonen utgjør en vesentlig del av konkurransedokumentene i en systemanskaffelse. Kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlaget må henge godt sammen.

Det er viktig at dere tenker at dere skal "kjøpe handlingsrom". Hold dere på et overordnet nivå når det gjelder krav til løsning og legg energien i å beskrive mål og gevinster, rammer og føringer. Hvordan kravspesifikasjonen skal utformes avhenger av hvilken kontrakt du har valgt. 

Kravspesifikasjonen må ikke være for detaljert

En detaljert kravspesifikasjon setter føringer for hvordan behovet teknisk skal løses. Dette hindrer både utnyttelse av kompetansen i leverandørmarkedet og muligheten til å utvikle de gode løsningene som kunde og leverandør kommer frem til i fellesskap. Husk at ønsket design gjerne spesifiseres, mens teknisk løsning knyttes til behov. Beskriv om anskaffelsen kan gjennomføres med bruk av 3. parts leverandører hvis ikke en og samme leverandør kan besvare (alle) kravene.

Konsekvenser av at kravspesifikasjonen setter detaljerte føringer:

• Leverandøren kan ikke tilby de løsningene de mener er best fordi de ikke vil oppfylle de detaljerte kravene i kravspesifikasjonen.
• Prosjektet er en læringsarena, og de løsningene kunde og leverandør sammen kommer frem til er best, kan være veldig forskjellige fra de som er beskrevet i den detaljerte kravspesifikasjonen.
• Dere kan risikere at leveransen blir vesentlig endret i forhold til utlysningen, noe som er i strid med regelverket.

Kravspesifikasjonen må ikke være for gammel

Ofte utarbeides kravspesifikasjonen tidlig i prosjektet. Så går det kanskje flere år før finansieringen er på plass. Hvis dere ikke oppdaterer kravspesifikasjonen, ender dere kanskje opp med å anskaffe en utdatert løsning. 

Den samme utfordringen kan oppstå hvis dere gjenbruker «gamle» kravspesifikasjoner fra lignende prosjekt nasjonalt, eller prosjekt som har en del data, som tilsynelatende virker lett å gjenbruke. Nytt lovverk, endringer av felleskomponenter, dokumentasjon som ikke er oppdatert; det er viktig at dere «vasker» kravspesifikasjonen fra feil, som kan skyldes «kopiering» av krav. 

• Kanskje stemmer ikke beskrivelsen i kravspesifikasjonen med hvordan arbeidsoppgavene løses nå?
• Kanskje er beskrivelsen av teknisk plattform utdatert?
• Kanskje er det kommet nye tekniske løsninger på markedet?

Utarbeide kravspesifikasjoner

Kravspesifikasjonen er beskrivelsen til markedet av hvilket behov som skal tilfredsstilles og hvilke resultater som skal leveres.

Hovedregelen (og spesielt ved innovative anskaffelser) er at du skal spesifiseres åpent ved å beskrive behovet eller krav til ytelsen og ikke ved detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger. Åpne spesifikasjoner legger til rette for å få den beste løsningen, da åpne spesifikasjoner inviterer til flere løsningsalternativer, løsninger du ikke kjenner til og også helt nye innovative løsninger. 

Dere bør sette av god tid med en tverrfaglig sammensatt gruppe når dere skal utarbeide kravspesifikasjonen. De som skal evaluere tilbudene som kommer inn, kan med fordel ha vært med og utformet kravspesifikasjonen.

Lenker

Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften): Kapittel 20 omhandler kravspesifikasjoner 

Les mer om kravspesifiksjoner her

Les mer om kravspesifikasjon av systemanskaffelse (IT) her

Krav til kravspesifikasjoner

• Kravene skal ha tilknytning til leveransen, da krav som ikke har relevans for det som skal anskaffes, pålegger leverandøren urimelige byrder og vil også gjenspeile seg i prisen for tilbudet.
• Kravene kan inkludere faktorer i hele livssyklusen, som for eksempel produksjonsprosessen eller når du i fremtiden skal avhende ytelsen. Faktorene behøver ikke være synlige egenskaper.
• Kravene skal være relevante og proporsjonale, det betyr at du må vurdere om kravet virkelig er nødvendig for å dekke behovet ditt, samtidig som du må vurdere om du pålegger leverandøren unødige byrder hverken mht kravene eller dokumentasjonsbyrden.

Hva du bør vurdere før du velger hvilke krav du skal stille? 

• Hvilken målsetting har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen? Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
• Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes? Sjekk med markedet (dialog med markedet) hvilke miljøkrav som er relevante.
• Hvilke krav støtter opp under behovet som skal dekkes? Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best.
• Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke krav? Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet kan du vurdere å bruke kravet som et tildelingskriterium i stedet.

Eksempel på Behov- og kravspesifikasjon

Helsedirektoratets "Behov- og kravspesifikasjon" er et godt eksempel på utforming av funksjonelle behov for utvikling av en digitaliseringsløsning. Helsedirektoratet var den første til å ta i bruk smidigavtalen (SSA-S). 

Ønske om bruk av integrasjoner og felleskomponenter i løsningen

Det er viktig at dere gjør et grundig arbeid rundt mulige integrasjoner med fagsystemer og hva som vil kreves av leverandørene i forhold til samarbeid med allerede eksisterende leverandører. Bruk av felleskomponenter, eller gjenbruk av delløsninger andre har utviklet er et viktig område i forhold til kravspesifikasjonen. Her er det viktig at dokumentasjon på løsningene følger med. 

Eksempel på Nasjonale felleskomponenter/relevant dokumentasjon:

• Tjenester: Altinn, ID-porten, Digital postkasse
• Registre: Folkeregisteret, Enhetsregisteret, Matrikkelen, Kontakt og reservasjonsregisteret 
• Andre fellesløsninger Eks: SvarUt, SvariNN, eSignering, eInnsyn, A-ordningen.
• Overordnede IT-arkitektur prinsipper 
• Referansekatalog for IT standarder (Standardiseringsrådet) 
• Veiledningsmateriell for informasjonssikkerhet

Konkurransegjennomføring

Konkurransegjennomføringen starter med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin. Formålet er å inngå en eller flere kontrakter som skal bidra til å nå mål og resultater nedfelt i konkurransegrunnlaget.

God gjennomføring gir vellykket avtale

Selv om selve grunnlaget for en vellykket anskaffelse er lagt i planleggingsfasen, vil en god gjennomføring av selve konkurransen kunne bidra til en vellykket avtale.

Konkurransegjennomføringen kan variere både i omfang og lengde avhengig av hvilken prosedyre som er valgt, antall tilbud som er mottatt og mengden av dokumentasjon som må gjennomgås og vurderes. 

Det kan det komme inn spørsmål, være behov for presiseringer og noen ganger også behov for å avlyse konkurransen. Tilbudene skal vurderes og evalueres ut fra den innleverte dokumentasjonen og de konkurranseregler som var satt for konkurransen.

Eventuelle forhandlinger

Avhengig av hva du har formidlet i konkurransegrunnlaget kan du invitere en eller flere av tilbyderne til forhandlinger. En eventuell utvelgelse må foretas på grunnlag av tildelingskriteriene.

Ved forhandlingene bør leverandørene få tilbakemeldinger om hvilke sider av tilbudene dere mener de med fordel kan forbedre for å kunne vinne konkurransen. Etter endt forhandling må tilbyderne få anledning til å levere nytt revidert tilbud.

Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt

Evaluering av tilbudene må skje slik dere har beskrevet det i henvendelsen til markedet.Det å vektlegge noe annet enn dette vil være i strid med det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet.  

For bakgrunn og råd om evaluering av anbudskonkurranse og tildeling av kontrakt, se neste fase (3).