Organisering av arbeidet

Foreslå hvem som skal være ansvarlig for å gjennomføre konseptfasen, hvem som fatter beslutninger om konseptfasens fremdrift og leveranser, og hvordan arbeidet bør organiseres. Hvis dere har ansatt en egen prosjektleder i et forprosjekt, kan det være naturlig at vedkommende leder dette utredningsarbeidet, sammen med prosjektgruppa og aktuelle interessenter. 

Dere må vurdere om dere trenger bidrag fra eksterne konsulenter før et anbefalt konsept vedtas. Dere kan vurdere å gjøre dette gjennom en offentlig anskaffelse, avhengig av størrelsen på oppdraget. Se eget kapittel om offentlig anskaffelsesstrategi senere i denne fasen. Sørg for at dere har en detaljert aktivitets- og fremdriftsplan for utredningsarbeidet.  En enkel oppgaveliste er et word-dokument som kan lastes ned, som dere kan oppdatere underveis. I større konseptutredninger anbefaler vi felles verktøy for kommunikasjon og samarbeid, som f.eks Basecamp, Slack eller Trello. Dette vil gjøre det lettere for dere å ha kontroll over status på alle pågående avklaringer og innsatsområder.

Leveranse når dere har utredet anbefalt konsept:

• Prosjektbegrunnelse
• Prosjektforslag
• Kravspesifikasjon for en anskaffelse, som kan gjennomføres innovativt.

Komme frem til det beste konseptet:

Det beste konseptet er det som gir størst gevinst i forhold til prosjektets kostnader og gjennomførbarhet. En sentral del av konseptfasen er å danne seg et realistisk bilde av gevinstene prosjektet skal bidra til. Dere skal nå gå dypere inn i punkt 1-4 i konseptmodellen:

Bakgrunn for arbeidet med å komme frem til et anbefalt konsept

Dere skal sikre at et eventuelt prosjekt vil være riktig bruk av virksomhetens ressurser for å tilfredsstille et definert behov. Dette gjøres ved å utrede alternative konsepter og velge det beste.

En svært viktig del av konseptfasen vil derfor være danne seg et godt bilde av hvor utfordrende organisasjonens endringsbehov vil være. Dette vil kunne variere mellom de ulike konseptene som skal vurderes, og vil derfor kunne være avgjørende for hvilket konseptvalg som vil være det beste. Kompleksiteten i den endringen organisasjonen må gjennomgå må alltid ses i forhold til organisasjonens modenhet og evne til å omstille seg.

Hva er problemet og hva vil dere oppnå?

I fase 1 kom dere frem til en anbefalt, overordnet idé, som presenterer og levendegjør behovet dere har/ utfordringen dere ønsker løst. Denne idéen er utviklet på bakgrunn av erfaringer, kunnskap, kreativitet og strategi. Det vil si et konsept som ønskes nærmere utredet i en konseptfase. Finnes det idéer til flere alternative konsepter bør dere ta disse med dere inn i arbeidet dere skal inn i nå.

Tanker om løsning allerede nå?

Det er vanlig at det finnes et konkret forslag til teknisk løsning som trolig vil dekke det behovet som er identifisert. Dette forslaget kan eventuelt også nevnes i konseptfasen, men bare som en måte å konkretisere behovet på. Vær på vakt mot å tenke for mye løsning på dette stadiet. Hovedpoenget med en konseptfase er å først forsikre seg om at et eventuelt prosjekt blir rettet mot det reelle behovet, og så velge den beste måten å tilnærme seg oppgaven på, dvs det beste konseptet.

Bakgrunn for arbeidet med å prioritere konsepter

Idé og mål: Dere har en overordnet idé. Det er bare nødvendig å ta med de konseptene som vurderes som relevante for å kunne oppnå målene i digitaliseringsstrategien og løse de identifiserte problemene, som var bakgrunnen for den overordnede idéen.

Utredningen bør dokumentere årsaken til at eventuelle konsept ble valgt bort. For eksempel kan årsaken være at et tiltak som er nødvendig i ett alternativt konsept, er i strid med forpliktelser og lovverk, eller at det er problematisk ut fra en vurdering av prinsipper eller verdier. Ett konsept kan besvare et behov raskere, men det trenger ikke å være godt nok i et fremtidsperspektiv. Dette konseptet kan da bli valgt bort til fordel for et annet konsept som er fremtidsrettet og innovativt. Hvis nødvendige tiltak i et konsept gir betydelige negative virkninger for noen grupper, skal utredningen gi særskilt informasjon om dette.

Målsettingen: Underveis er det viktig at dere minner dere på at det å utarbeide et godt beslutningsgrunnlag før det tas en beslutning om hvilket konsept som kan anbefales, er gull verdt.

Gode spørsmål: 

• Hvilket samfunnsproblem skal løses?
• Hvilke alternative konsept kan løse problemet og føre oss til en ønsket tilstand?
• Hvilke forventede positive og negative virkninger har de ulike konseptene, og for hvem?

 Dette er blant spørsmålene en god utredning skal bidra til å belyse gjennom en systematisk sammenligning og vurdering av virkningene til alternative konsept.

Forarbeidet så langt: I mandatet for konseptfasen har dere utarbeidet og forankret en overordnet idé. Dere har kanskje allerede et bestemt konsept (eller til og med en konkret løsning) i tankene, som vil kunne løse de utfordringene dere står overfor. Det kan være at det finnes andre konsepter som er bedre egnet til å løse problemene, gir større verdi for samfunnet eller foretrekkes av prinsipielle grunner. Dere bør derfor vurdere her i hvilken grad dere allerede har «låst» dere for mye til ett bestemt konsept, og i så fall hvorfor.

Gode alternative konsepter

De alternative konseptene skal representere helt ulike tilnærminger på et overordnet (konseptuelt) nivå og vil ofte representere grunnleggende, prinsipielle veivalg. For eksempel kan endring av ansvar, arbeidsprosesser eller regelverk være ett alternativt konsept, mens digitalisering basert på dagens organisering og arbeidsprosess kan være et annet alternativ.

Unngå at to eller flere av alternativene egentlig er varianter av det samme konseptet. For eksempel vil to ulike tekniske veivalg for å oppnå den samme funksjonelle forbedringen høre inn under det samme konseptalternativet. Konseptene skal være alternative løsninger i betydningen at de representerer ulike måter å oppnå målene på.

En ønsker å sikre at de beste konseptene kommer med i underlaget for beslutninger, og unngå at politiske- eller andre føringer avgrenser mulighetsrommet i forkant.

I denne fasen skal dere ikke beskrive eller vurdere de tekniske løsningene for å realisere konseptet. Det vil begrense prosjektets handlingsrom for å finne de gode tekniske løsningene som vil løse behovet best mulig. 

Kartlegge og prioritere relevante konsept eller tjenester

Felles IT-løsninger for offentlige virksomheter skal sees i sammenheng i en mest mulig helhetlig arkitektur. 

De felles overordnede arkitekturprinsippene er som følger:

• Tjenesteorientering
• Interoperabilitet
• Tilgjengelighet
• Sikkerhet
• Åpenhet
• Fleksibilitet
• Skalerbarhet
• Referanser

Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. En virksomhetsarkitektur består av prinsipper, metoder og modeller som til sammen beskriver dette i en helhet. 

I følge Difi er hensikten med en godt beskrevet og omforent virksomhetsarkitektur blant annet at enkeltløsninger realiseres i en helhetlig sammenheng og ikke hver for seg. Formålet er å sikre god sammenheng mellom arbeidsprosesser og IT-løsninger, og å unngå at det etableres informasjonssystemer som ikke snakker sammen, eller såkalte siloer. IT-arkitektur utgjør en delmengde av virksomhetens helhetlige arkitektur og handler om hvordan IT-systemer er bygget opp ved hjelp av komponenter og relasjonene mellom disse. Et hovedpoeng er at arkitekturen må påvirke prosjektet i de tidlige fasene. Det er ofte for sent å ta hensyn til arkitekturen når man kommer til gjennomførings- og avslutningsfasene.

Tips: 

Se Difis innspill om prosjekt og virksomhetsarkitektur

Trondheim kommunes IT-arkitekturportal som skal støtte pågående IT- og digitaliseringsprosjekter i Trondheim kommune

Når dere nå enten skal

1. vurdere flere alternative konsept opp mot hverandre, eller
2. skaffe et bedre beslutningsgrunnlag for et konsept, som dere allerede mener dere har nok grunnlag for å utrede videre, bør dere ha en modell, som kan vekte relevante parametere opp mot hverandre.

Grovsiling: Alternativene i det definerte mulighetsrommet må siles for å kunne sitte igjen med de mest relevante konseptene. Dette innebærer å utelukke de alternativene som av ulike grunner virker mindre relevante (i tillegg til de konseptene som ble valgt bort basert på at de var i strid med forpliktelser og lovverk, eller at de var problematiske ut fra en vurdering av prinsipper eller verdier). Dette kan gjøres ved å undersøke om noen av alternativene ikke oppfyller målene i digitaliseringsstrategien eller handlingsplanen.

Nullalternativet er viktig: Beskriv alltid nullalternativet, det vil si dagens situasjon og forventet videre utvikling dersom ingen av de alternative konseptene iverksettes. Det inkluderer å vurdere minimumskostnadene for at det skal være et reelt alternativ, herunder nødvendige vedlikeholdskostnader.

Nullalternativet skal representere en forsvarlig videreføring av dagens situasjon. Det skal utformes slik at forventet utvikling ivaretas og en tilfredsstillende standard/funksjon opprettholdes

Prioriteringskriterier

Alle prioriteringskriteriene kvantifiseres og vektes, og konseptene eller tjenestene med høyest totalscore vil være mest aktuelle for digitalisering. Kriteriene legges inn i en modell, som gjør det lettere å prioritere forslagene.

Dere må bli enige om hvilke kriterier som skal ligge til grunn for arbeidet med prioriteringsmodellen:

De felles overordnede arkitekturprinsippene kan være en del av prioriteringskriteriene. Det kan være at noen tjenester peker seg ut som lettere å pilotere og teste ut underveis i et utviklingsløp, da kan dette være et av kriteriene. Prioriteringsmodellen må gjenspeile hvor langt dere er kommet i prosessen, og hva dere trenger av beslutningsgrunnlag.

Avklar behov for informasjonssikkerhet og personvern

I konseptfasen må man vurdere overordnede behov for informasjonssikkerhet og personvern. Det vil si behov for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet og vurdere om arbeidsområdet kan være omfattet av regelverk eller avtaler som stiller spesielle krav til sikkerhetstiltak.

Dersom prosjektet skal fremskaffe løsninger som vil kunne omfattes av sikkerhetsloven, eller dersom prosjektgjennomføringen innebærer behandling av sikkerhetsgradert informasjon, må dette ivaretas særskilt. Veiledning på sikkerhetslovens område, inkludert sikkerhetsgraderte anskaffelser, gis av Nasjonal sikkerhetsmyndighet.

Ofte vil produktene fra hovedprosjektet behandle personopplysninger, og da må man vurdere om dette gir personvernulemper. Se Difis prosjektveiviser - Avklare behov for informasjonssikkerhet og personvern.

Et eksempel fra Fosen på bruk av prioriteringsmodell:

Idé: Innbyggerne skal få tilgang til døgnåpne, heldigitale tjenester.

Mål: Kartlegge og prioritere relevante, kommunale tjenester for digitalisering, for så å kunne anbefale et konsept.

Å kartlegge, kategorisere og vurdere hvilke av de kommunale tjenestene som var mest hensiktsmessig å digitalisere, var også et viktig grunnarbeid for utformingen av kravspesifikasjonen til hovedleveransen.

Forutsetninger for at arbeidet blir et godt beslutningsgrunnlag:

• Avklare hvem skal delta i arbeidet. Dette gjelder ansatte, eksterne interessenter, ledelse, evt. ekstern kompetanse
• For regionsamarbeid: Den enkelte kontaktperson fra hver kommune må gis myndighet til å ta beslutning på vegne av sin kommune.
• Fokus på å sikre god deltakelse på alle arbeidsmøter siden det som avtales i møtene, blir grunnlag for beslutningen om anbefalt tjeneste å digitalisere.
• Planlegge nøye hvem som skal delta på møtene, slik at møtene blir gjennomført hensiktsmessig.
• Avtale hvem som skal eie resultatet av arbeidet videre.

Velge kriterier: Hvilke kriterier som skulle inngå i modellen ble diskutert i egne møter, der relevante interessenter var tilstede.

Det ble så utarbeidet en modell og endelige kriterier ble besluttet av prosjektteamet. Det ble lagt spesielt fokus på at tjenesten skulle være godt egnet som pilot-tjeneste.

I forkant av arbeidet:

Det ble etablert en oversikt over alle tjenestene i Norsk Tjenestekatalog (NTK, ca. 227 tjenester). For å redusere omfanget ble deretter listen redusert til kun de tjenestene som hadde blitt positivt omtalt i minst en av innbygger- og ansatteundersøkelsene som ble gjennomført. 2 av tjenestene nevnt i undersøkelsene, stod ikke oppført i Norsk Tjenestekatalog, men ble vurdert som relevante å utrede videre (søknad på ledig stilling og generell henvendelse til kommunen). Alle deltakerne i utredningsarbeidet ble bedt om å gå gjennom listen (totalt 55 tjenester), og velge ut de mest aktuelle tjenestene for en grundigere prioriteringsanalyse. Gruppen var i stor grad enige om hvilke tjenester som var mest aktuelle for å legges inn i prioriteringsmodellen.

Fullføre konseptutredningen

Etter at dere har gjort et grundig arbeid med å prioritere konseptene opp mot hverandre, skal dere bestemme dere for ett konsept, som dere ønsker å detaljere/videreutvikle grundigere før prosjektbegrunnelse og prosjektforslag.

Konseptet skal gi inspirasjon, retningslinjer og føringer og vise til potensialet som ligger i et hovedprosjekt. Et godt konsept skal danne utgangspunkt for designprosessen dere nå skal inn og være et bindeledd mellom analyse og løsning. Den opprinnelige idéen skal nå foredles og bli gode og helhetlige brukeropplevelser.

Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?

En prioriteringsmodell vil gi dere mange og gode svar på hvilket konsept som helhetlig sett vil være det riktige å anbefale. I hvilken grad dere trenger å utrede konseptene utover dette, avhenger selvsagt av hvilke parametere dere har lagt inn i modellen.

Dere har også gjennomført utredningsarbeid og analyser i fase 1 (for eksempel en samfunnsøkonomisk analyse, begynnende gevinstoversikt), som kan bidra inn i beslutningsgrunnlaget for å velge ett konsept.

For å fange opp erfaringer, kan man gå gjennom tidligere prosjektrapporter og rådføre seg med personer som har erfaring med relaterte prosjektarbeid. For konsepter som kan omfatte en anskaffelse bør man gå igjennom lignende anskaffelser i egen og andre virksomheter for å hente ut tidligere erfaringer. Involver relevant kompetanse på (innovative) anskaffelser i tilstrekkelig grad ved valg av konsept.

Utred følgende (hvis dette ikke er tatt høyde for i prioriteringsmodellen):

• Identifiser personer eller grupper i samfunnet som man forventer vil bli berørt som følge av konseptene. Både tilsiktede og utilsiktede virkninger skal tas med.

• Positive virkninger eller nyttevirkninger av et tiltak er virkninger som de berørte opplever som en fordel.

  • Det kan for eksempel være bedre tilbud for barnefamilier, sparte liv, færre arbeidsskader, redusert forurensning, tidsbesparelser, bedre tilgjengelig informasjon for brukere, redusert kriminalitet eller enklere rapportering for næringslivet.

• Negative virkninger eller kostnadsvirkninger er slike som de berørte opplever som en ulempe.

  • Det kan for eksempel være redusert barnehagetilbud, økt risiko for ulykker, tap av naturområder eller økt tidsbruk ved innrapportering til offentlige myndigheter. Kostnadsvirkninger kan også være budsjettmessige virkninger som følger av tiltaket. Eksempler på typiske kostnadsvirkninger er investerings- og driftskostnader ved et investeringstiltak eller tilsyns eller håndhevingskostnader ved regelverk.

• På kostnadssiden av disse vurderingene må det i tillegg tas hensyn til de ulempene eller utfordringene som eventuelle organisasjonsmessige endringer vil kunne innebære, og hva som vil kreves av endringsledelse i denne sammenhengen. Hvor krevende dette vil være vil kunne variere mye fra konsept til konsept og må derfor klarlegges og vurderes som en del av konseptvalget.

• Usikkerhet

Med støtte fra et utvalg av prosjektets interessenter må dere gjøre en usikkerhetsanalyse for hvert av konseptene. Graden av usikkerhet vil påvirke vurderingen av de ulike konseptene.

Oppsummering av informasjon

Det kan være nyttig å lage en oppsummerende og overordnet prioriteringsmodell, som viser (i en så stor grad som mulig) forskjellene mellom de 1-2 konseptene dere nå sitter igjen med og nullalternativet før dere konkluderer, basert på den totale informasjonen dere har innhentet i konseptutredningen.

Dere kan velge å vekte de dataene dere har tilgjengelig med f.eks tallene 1,2 og 3, der 3 viser høyest måloppnåelse. Hvor grundig dere trenger å gjennomføre et slikt arbeid avhenger av kompleksitet, investeringskostnader og antatt størrelse på hovedprosjekt.

• Nullalternativet innbefatter de vedlikeholdsinvesteringer og oppgraderinger som er nødvendige for at alternativet skal være reelt
• For alle alternativer bør det være angitt resultatmål. Disse kan for eksempel være knyttet til digitaliseringsstrategien og sluttsum i prioriteringsmodellen.
• Alternativene skal fange opp de konseptuelle aspekter som anses mest interessante og realistiske innenfor det samlede mulighetsrommet og sett i sammenheng med en samfunnsøkonomisk analyse,
• Det skal vurderes i hvilken grad de oppgitte alternativer tilfredsstiller overordnete krav.

Valgt konsept

Konseptet er et valgt tiltak i en større årsak-virkningskjede, som skal gi en bestemt effekt og derved løse et konkret problem/behov.

Begrunnelsen

Dere skal synliggjøre hva som ligger til grunn for anbefalingen, og hvilke avveininger som er gjort. Dere bør også legge frem alle forutsetningene som konseptutredningen bygger på.

I de neste to kapitlene skal dere jobbe videre med arbeidsprosessanalyser og tjenestedesign for valgt konsept. Dere må derfor sørge for at anbefalt konsept er godkjent av det riktige beslutningsleddet. For et forprosjekt kan det for eksempel være prosjekteier eller styringsgruppe.

Dere har nå valgt en tydelig og viktig retning i arbeidet med å imøtekomme brukernes behov.