Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort, men mangel på standardisering, organisatoriske hindre og manglende kompetanse gjør at vi ikke klarer å hente ut gevinstene av den endrede måten å jobbe på.

Vi kan møte på gammeldagse IT-systemer som driftes i kjelleren på rådhuset, samtidig som vi snakker om robotteknologi som en mulighet. Vi trenger overblikket, det helhetlige bildet, som gjør at de enkelte delene fungerer sammen i den enkelte kommune. Vi trenger å fjerne kompleksitet, redusere kostnader og tidsbruk, og sørge for moderne programmer, robuste styringsmodeller og tjenester som fungerer sammen.

Samtidig skal vi tørre å tenke de langsiktige tankene, de som strekker seg forbi de nærmeste årene. Hvordan ser vår kommune ut om 10-15 år? Vi må tørre å forberede oss på en fremtid som plutselig står og banker på døra. Og i sentrum står brukeren.

Følg opp det dere har bestemt dere for og hent ut gevinstene fortløpende

SvarUt, SvarInn og eDialog er felleskomponenter mange kommuner har tatt eller er i gang med å ta i bruk. KS Læring, den nasjonale løsningen for deling av kunnskap og kompetanseheving for ansatte i kommuner og fylkeskommuner, tas også i bruk av flere og flere kommuner. Når kommunen anskaffer felleskomponenter, som i mange tilfeller skal gjenbrukes i egne digitaliseringsprosjekter, er det viktig å legge en klar strategi for innføringstakten av komponentene. Å gjennomføre opplæring og ha en gevinstrealiseringsplan for å hente ut effektene av satsningen, bør prioriteres. Det bør også arbeides med å få fagsystemer integrert med SvarUt. 

De nasjonale felleskomponentene er byggesteiner, som gjør at viktig data hentes fra nasjonale registre, slik at hver virksomhet slipper å lage grunnleggende tjenester for en kommunesektor som løser de samme lovpålagte oppgavene. Det er derfor samfunnsøkonomisk nyttig å investere i  - og ta i bruk felles løsninger for integrasjon og samhandling.

Innbyggernes digitale kompetanse

Kommunen bør ha en plan for hvordan man jobber med å øke den digitale kompetansen blant innbyggerne. De siste årene har eldre blitt flinkere til å bruke offentlige tjenester på nett, men for å øke bruken av kommunale og nasjonale, digitale innbyggertjenester, trengs det mer bevisstgjøring og tilbud om opplæring.

Samarbeidsportalen (Difi) har mye godt materiale, som kan brukes i en bevisstgjøringskampanje overfor innbyggerne når det gjelder anskaffelse av digital postkasse. I tillegg bør man vurdere å sette av ressurser til opplæring innen grunnleggende digital kompetanse, bruk av nasjonale fellesløsninger og kommunale tjenester. På Digidel finnes undervisningspakker som fokuserer på grunnleggende digitale ferdigheter. Pakkene er nedlastbare og er tilgjengelige på bokmål, nynorsk og nordsamisk.

DAMVAD-rapporten konkluderer med viktige satsningsområder som kan bidra til å øke befolkningens digitale deltagelse og kompetanse:

• Man bør minske det digitale skillet
• Man bør understøtte digitalt førstevalg og redusere digital utenforskap
• Man bør sørge for økt (digital) deltagelse
• Man bør sette inn særskilte tiltak for eldre over 65 år, førstegenerasjons innvandrere fra ikke-vestlige land, de som står utenfor arbeidslivet, blant andre trygdede/hjemmeværende og mennesker med ulike nedsatte funksjonsevner.

Kommunene kan etablere et lavterskel veilednings­­tilbud på ett bestemt fysisk sted (for eksempel i bibliotek eller servicetorg) hvor personer med liten eller ingen digital kompetanse kan få veiledning og hjelp til å tilegne seg ­grunnleggende digitale ferdigheter og veiledning i bruk av viktige offentlige digitale tjenester. På Digihjelpen (KS) finner dere en netthåndbok, som er ment som hjelp til kommuner som ønsker å utvikle eller videreutvikle kommunale veiledningstilbud i grunnleggende digital kompetanse for sine innbyggere. 

Bruker- og innbyggerundersøkelser

Brukerundersøkelser - opplevd kvalitet på tjenester
Brukerundersøkelser måler brukernes oppfatning av kvaliteten på kommunens tjenester og bruker informasjonen som et verktøy for å utvikle tjenestene.

Innbyggerundersøkelser - forventet kvalitet på tjenester
Innbyggerundersøkelser kartlegger innbyggernes forventninger til kommunen og kommunens omdømme. Informasjonen brukes til å videreutvikle kommunens dialog med innbyggerne og legger grunnlaget for god kommunal styring. Se IMDi sin veileder for brukerundersøkelser.

Kommunen bør orientere seg godt i forhold til behov og opplevd fornøydhet når det gjelder kommunens tjenester. Vi trenger å skaffe oss god informasjon og valid bakgrunnsmateriale for strategiske valg, og som beslutningsgrunnlag for prosjekt og anskaffelser. I en forprosjektfase vil det være viktig å avklare hvordan innbyggerne oppfatter behovet som ligger bak konseptet dere nå skal ta i bruk. I denne fasen (under kapittelet tjenestedesign) vil vi gå inn på egnet verktøy knyttet til brukerorientering, og i fase 4 i denne veilederen vil vi gå inn på brukerundersøkelser knyttet til produktutvikling. I tillegg til dette vil det også være behov for å avklare hvordan dere gjennomfører bruker – og innbyggerundersøkelser generelt og over tid.

Kartlegg brukerens behov: «Kunden har alltid rett». Endrede arbeidsprosesser er selvsagt nødvendig for å hente ut effekter av digitaliseringen, men digital transformasjon handler i bunn og grunn om brukerfokus og brukeropplevelse. 

Det kan brukes både kvantitative og kvalitative teknikker for å innhente data om brukeres erfaringer. Felles for mange slike undersøkelser er at de dreier seg om abstrakte fenomener; om holdninger til og vurderinger av møter med det offentlige. Dermed bør man også følge etablerte retningslinjer for utformingen av slike spørsmål og svaralternativer, og på den måten sikre at man samler inn gode og relevante mål på det man ønsker å vite noe om. Kommunen bør anskaffe gode verktøy for innbyggerundersøkelser, og bruke disse på en strukturert måte, både over tid og ved spesifikke behov for innhenting av data.

Samarbeid med andre kommuner

Selv om dere nå har en klar idé og har begynt å jobbe med å utvikle de mulige konseptene for denne ideen, er det naturlig at det oppstår flere parallelle behov for økt digitalisering i kommunen. Regioner og fylker kan samarbeide om å utvikle felles løsninger og gjennomføre anbudsprosesser på tvers av kommunegrenser. Dette kan gjøre det lettere å stille krav til leverandørene, kjøpe løsninger man kan forhandle pris på og nærme seg hverandre i forhold til felles standarder for tjenester vi ønsker å tilby.

Det er en fordel om vi klarer å søke felles løsninger og smartere bruk av tilgjengelige ressurser. Skal vi klare det må vi jobbe tettere sammen over større geografiske områder, der det ikke finnes nasjonale fellesløsninger.

Kontrakter og avtaler

En kommune har mange kontrakter og avtaler som gjelder programvare og fagsystemer. Det er en klok investering å ha god kompetanse på utarbeidelse og oppfølging av kontrakter. Hva vil oppgraderinger koste, hvilke fagsystemer skal «slås av» når andre fases inn. Har vi verktøy og løsninger som vi betaler for, men ikke bruker? En kommune kan potensielt sett tape mange kroner på å ikke ha kontroll på avtalene som er gjort med leverandørene. Man står i en gunstig posisjon overfor leverandørene om man klarer å samarbeide med andre kommuner ved anskaffelse, eller som enkeltkommune reforhandle gode avtaler i en fase der man vurderer å bytte leverandør.

Så tidlig som mulig – og før anskaffelse, bør dere varsle nåværende leverandører som kan påvirkes av foreslått løsning. Det sikrer et godt samarbeidsklima i arbeidet dere skal inn i, og avklarer hvordan dere skal involvere konsulenter og ressurser hos disse leverandørene i tiden fremover.

Innkjøp av verktøy for offentlige anskaffelser

I nytt regelverk om offentlige anskaffelser, som gjelder fra 1. januar 2017, fastslås som hovedregel at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbyder i konkurransefasen skal være elektronisk. Dette medfører at både oppdragsgiver og tilbyder må ha tilgang til systemløsninger for elektronisk tilbudsinnlevering.

Digitaliseringsfond

KS og Staten har gjennom sin finansieringsordning tilrettelagt for en kraftig vekst i utvikling av felles kommunale tjenester som vil kunne tas i bruk av den enkelte kommune. Som enkeltkommune, region eller fylke kan man også vedta å opprette et "lokalt" digitaliseringsfond. Hensikten med fondet må være å sette fart på arbeidet med digitaliseringen. Det kreves tydelige økonomiske ressurser for å kunne ta ut gevinst på lengre sikt, både i tjenesteområdene og administrativt. Det er viktig med god politisk styring og forankring. Vurdering og beslutning om gjennomføring av større prosjekt forankres før iverksetting. Rapportering om bruk av fondet bør gjøres i periode/tertialrapporter og i årsmeldinger.

Det bør stilles krav om plan for gevinstrealisering knyttet til bruk av fondet. Fondet kan forvaltes og driftes av rådmannen/administrativ ledelse. Tiltak kan prioriteres/innstilles i digitaliseringsrådet før rådmann endelig vedtar. Dette betinger at politisk ledelse har vedtatt en slik styringsmodell. Det kan være hensiktsmessig at noe av fondet forvaltes administrativt for å kunne lage forprosjekter og gjennomføre gevinstanalyser før eventuell gjennomføring av større prosjekt vedtas politisk. 

Nettverk og infrastruktur

Kommuner i fremtiden vil kunne redusere investeringer i egne nettverk og infrastruktur, og i større grad kjøpe tilgang til mobilnett og ekstern datakapasitet fra markedet. Tilstrekkelig nettkapasitet i hele kommunen er derfor en forutsetning for digitaliseringen. 

Trender viser at de fleste løsninger vil gå over mobilt og trådløst nett om fem år, og at det vil være et redusert behov for fysisk kabling. Innen år 2020 har Regjeringen som mål at 90 prosent av husstandene skal ha tilbud om høyhastighetsbredbånd med minst 100 megabits pr. sekund (Mbit/s).

Budsjett

Når det gjelder videre fremdrift i prosjektet økonomisk må dere nå gå enda grundigere inn i mulighetene for eksterne midler og bruk av konsulenter til delprosjekt/spesifikke deler av hovedprosjektet som evt. trenger ekstern kompetanse utover hovedleveransen. Forprosjektet skal føre frem til et budsjettmessig vedtak for hovedprosjektet. Dere må avklare hva som skal dekkes av et eget prosjektbudsjett og hva som skal dekkes av drift- og investeringsmidler i andre budsjett. Det må også avklares hvordan og med hvilke verktøy prosjektleder i hovedprosjektet skal gjennomføre god budsjettkontroll.

Dere må også avklare om det skal stilles fond til disposisjon for hovedprosjektet. Det er viktig å jobbe med forankring i hele forprosjektfasen, slik at et vedtak om hovedprosjekt ikke blir stoppet på bakgrunn av mangelfull informasjon og svakt eierskap politisk.