En anskaffelse gjennomføres best hvis kommunen har 

1) en omforent og god innkjøps/anskaffelsesstrategi 

2) en konkurransestrategi for den spesifikke anskaffelsen 

Under vil dere finne mer informasjon om arbeidet knyttet til utformingen av disse strategiene. 

Anskaffelsesstrategi

Det finnes like mange måter å utforme en anskaffelsesstrategi (innkjøpsstrategi) på som det finnes strategier. Hva dere ønsker å kalle dokumentet er opp til dere, det som er viktig er at dokumentet, terminlogien og innholdet er kjent for kommunens ansatte i aktuelle posisjoner. Anskaffelsesstrategien viser virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelser. Den prioriterer endringer virksomheten skal gjennomføre for å nå sine overordnede og langsiktige mål.

Eksempel på en visjon og et hovedmål for deres anskaffelsesstrategi kan være:

Visjon
Virksomhetens anskaffelser skal gjøres profesjonelt, effektivt og virkningsfullt.

Hovedmål
Anskaffelser skal bidra til best mulig verdiskapning til lavest mulig ressursbruk. 

Følgende parametere vektlegges: 

• Kvalitet – anskaffelsen skal bidra til riktige og gode produkter og tjenester til brukerne og virksomheten. 
• Kostnader – anskaffelsen skal være kostnadseffektiv. 
• Tidsbruk – anskaffelsen skal være effektiv med hensyn til bruk av tid. 

Delmål:

1. Anskaffelser skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer.
2. Anskaffelser skal bidra til bedre behovsdekning og møte fremtidens behov.
3. Anskaffelser skal gjennomføres raskere, enklere og digitalt.
4. Virksomheten skal vise samfunnsansvar i anskaffelsene.

Økonomiregelverket sier følgende om anskaffelser: «Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte». Den største utgiften etter lønn, vil for mange offentlige virksomheter være innkjøp. Avtalene som inngås er viktige både for virksomheten, brukerne og leverandørene. Med dette følger et ansvar for å opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene.

Anskaffelser er strategisk viktig fordi det kan bidra til innovasjon og virksomhetsutvikling. Det er ofte en direkte sammenheng mellom kvaliteten på de anskaffelsene virksomheten gjør og kvaliteten på de tjenestene som blir levert.

Anskaffelsesstrategien må være en del av strategisk ledelse i virksomheten. Med strategisk ledelse menes det langsiktige arbeidet med å skape bedre resultater i virksomheten.

Hvorfor bør ledere være interessert i innkjøp?

• Innkjøp utgjør ofte en stor del av virksomhetens totale budsjett.
• Mange av de ansatte er involvert i innkjøp og bruker mye tid på anskaffelsesarbeid, kontroller og betalingsprosesser.
• Konsekvenser av valgt løsning påvirker budsjetter i flere år fremover.
• En del anskaffelser påvirker kjerneproduksjonen til virksomheten direkte.
• Lederen er ansvarlig for virksomhetens anskaffelser så fremt ansvaret ikke er delegert.
• Forbedring av innkjøpene gir bedre kvalitet, brukertilfredshet, reduserte kostnader og risiko. For å oppnå status som et viktig område i virksomheten, må strategien både etableres, forankres og følges opp. Uten en relevant strategi vil innkjøp verken ha styringsfokus, eller være på ledelsens agenda ved prioritering av ressurser og forventinger til resultater.

Kjøreregler for anskaffelsesstrategi

• Ved endrede forutsetninger, som når uventede muligheter dukker opp, at omgivelsenes krav og forventninger endrer seg eller at andre ytre omstendigheter oppstår, må strategien tilpasses.
• Den politiske ledelse tar stilling til hvilken innkjøpspolitikk virksomheten skal ha. En slik innkjøpspolitikk vil kunne være førende for alle anskaffelser og være viktig for å regulere forhold som ikke er hjemlet i lov og forskrift. Har virksomheten en klar holdning og forventning til hvordan innkjøp og anskaffelser skal gjennomføres, vil prinsippdiskusjoner ikke være en del av enkeltanskaffelser.
• Anskaffelsesstrategien kan bestå av relevant regelverk, håndbøker og rollebeskrivelser. Anskaffelser oppfattes som et krevende felt for mange, det er derfor viktig å jobbe med «klart språk» og gjenkjennbare eksempler, slik at strategien blir så tydelig og enkel å forstå som mulig. Det er viktig at ansatte vet hvem de skal kontakte ved behov for utdypende svar eller rådgiving. 

Eksempler på tema i en anskaffelsesstrategi

Det er viktig å koble anskaffelsesstrategien mot overordnet planverk og strategier for å synliggjøre hvorfor gode anskaffelser er viktig for hele virksomheten.

• Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser
• Etikk og antikorrupsjon
• Miljø
• Effektive anskaffelser
• Roller og ansvar (fullmakter og myndighet)
• Risikostyring og internkontroll
• Innkjøpsplaner/Handlingsplaner
• Konkurransestrategi
• Lønns- og arbeidsvilkår i Norge (sosial dumping)
• Kompetanse
• Leverandøroppfølging
• Kontraktsstyring
• Sosialt ansvar for varer produsert i lavkostland
• Systemer/teknologi/digitalisering av anskaffelsesprosessen
• Økonomiske mål
• Leverandørsamarbeid
• Innovasjon

Implementering av anskaffelsesstrategien

Administrativ ledelse etablerer og forankrer anskaffelsesstrategien i organisasjonen. Den gjelder for alt anskaffelsesarbeid i virksomheten, ikke bare det som håndteres av en sentral innkjøpsfunksjon/-avdeling. En anskaffelsesstrategi og mål i denne er satt for at virksomheten aktivt skal jobbe mot å nå disse.

Eksempel på forventninger i forhold til implementering av strategi:

• Alle avdelingsledere forplikter seg til tiltak for å implementere den overordnede, felles anskaffelsesstrategien. Strategien skal være forankret i avdelingens planverk og målsetninger.
• Arbeidet med implementering av anskaffelsesstrategien operasjonaliseres i handlings- og tiltaksplaner. I det daglige anskaffelsesarbeidet bruker organisasjonen anskaffelsesregelverket, håndbøker, retningslinjer og rutiner for gjennomføring av anskaffelser.

Konkurransestrategi

Konkurransestrategi er et beslutningsdokument som beskriver alle strategiske vurderinger og konklusjoner og som sikrer innkjøper mandat til å lage konkurransedokumentene.

Som figuren under viser er påvirkningsmuligheten størst tidlig i prosessen. Det er her alle premisser og føringer blir lagt. Det hjelper ikke hvor god du er senere i prosessen, hvis du bommer innledningsvis. Det er også viktig å gjennomføre selve konkurransen i markedet profesjonelt og ikke minst følge opp om du får dekket de behov - eller oppnår resultatene du har inngått kontrakt om.

Dere står overfor flere strategiske vurderinger og valgmuligheter for hvordan konkurransen bør gjennomføres for å få optimal konkurranse etter at det er besluttet å anskaffe. Dere bør se på alle stegene i malen for konkurransestrategi fra Difi. Det kan hende dere må gå litt frem og tilbake mellom aktivitetene i malen. Markedsdialogen kan for eksempel avdekke at visse behov vanskelig kan dekkes på kort sikt eller avdekke risikoer dere ikke har tenkt på. 

Konkurransestrategien er en del av hovedprosjektets styringsdokumentasjon.

Eksempel på innhold i konkurransestrategien

• Anskaffelsens formål
• Vurdering av markedssituasjonen
• Oppsummering av interessentanalyse og kommunikasjonsplan
• Konklusjoner fra usikkerhetsvurderingen
• Oppdatert budsjett for anskaffelsen
• Beslutninger knyttet til spesifikasjonsform, krav- og tildelingskriterier, valg av prosedyre, konkurranseregler, kontraktsvilkår og publisering.
• Planlegging og kunngjøring, herunder dialog mellom oppdragsgiver og leverandør.
• Prosedyrer, herunder rammeavtaler
• Konkurransegrunnlag. Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon, utvelgelseskriterier og tildelingskriterier.
• Kontraktsvilkår, bruk av underleverandører og oppdeling av anskaffelsen.
• Avvisning, oppsigelse og endringer i kontrakten
• Seriøsitetsbestemmelser i kontrakten

NB! Se neste kapittel i denne veilederen for bakgrunn og råd om konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon. I siste kapittel i denne fasen finner du bakgrunn og råd om styringsdokumentasjon og prosjektplan.

Formål med konkurransestrategi

1. Dekke behovet hos brukerne. Riktig behovsdekning er svært viktig for at virksomhetene skal få funksjonelle og gode avtaler .
2. Oppnå gode avtalebetingelser. Forvent å oppnå de beste betingelsene man kan få i markedet. 
3. Bevare konkurransen i markedet. Vi skal ikke skape monopolsituasjoner. 
4. Ivareta andre statlige lovpålagte hensyn: Miljø, arbeidsmiljø, korrupsjon, skatteregler med mer.
5. Lov og regler (LOA/FOA)
6. Sikre at krav til informasjonssikkerhet og personvern håndteres i kontrakter og avtaler.

Mandat for anskaffelsen

Konkurransestrategien bør godkjennes av den som er delegert myndighet til det og vil således gi dere mandat til å planlegge konkurransen videre. Konkurransestrategi–dokumentet beskriver alle viktige vurderinger og beslutninger som legger rammene for den praktiske gjennomføringen av konkurransen.

Nytt lovverk: Anskaffelsesprosedyrer og nye konkurransegrunnlagsmaler

Nærings- og fiskeridepartementets har siden vedtaket om nytt anskaffelsesregelverk (trådte i kraft 1. januar 2017) fortløpende lagt ut veiledningstekster til de nye anskaffelsesreglene på departementets nettsider.  Det er laget en ny veileder som er lagt ut elektronisk på departementets nettsider. Bakgrunnen for dette er å legge til rette for at veilederen kan endres, suppleres og utfylles fortløpende ved behov. På denne måten kan departementet sørge for at veilederen oppdateres i forbindelse med nye lov- og forskriftsbestemmelser, ny rettspraksis fra EU-domstolen og norske domstoler, ny KOFA-praksis mv.

Noen viktige endringer:   

• Den nasjonale terskelverdien har blitt hevet betraktelig. 

• Bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler i hele anskaffelsesprosessen: oppdragsgiveren skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Kunngjøringen eller invitasjonen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig. Tidsfrist skal forlenges med 5 dager dersom gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget ikke er mulig. 

• Innføringen av det europeiske egenerklæringsskjemaet (med målsetting om reduksjon av leverandørenes dokumentasjonsbyrde). Leverandørene leverer kun egenerklæring Oppdragsgiver slipper å kontrollere andre leverandører enn valgt leverandør.

Det nye regelverket har som målsetning å legge til rette for at offentlige oppdragsgivere kan ivareta miljø- og klimahensyn, sosiale hensyn, innovasjon og andre samfunnshensyn gjennom sine anskaffelser.

Maler:
Anskaffelser under 1,1 mill.  –  skal nå stort sett følge de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven § 4. Her finner du en enkel sjekkliste og konkurransegrunnlagsmal for anskaffelser under 1,1 mill.

Anskaffelser som skal følge del II i anskaffelsesforskriften – ny prosedyre åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Her finner du veiledning og konkurransegrunnlagsmaler for Tilbudskonkurranse – åpen og begrenset. 

Adgangen til å gjennomføre forhandlinger i en anskaffelse utvides i det nye regelverket. Se veiledning om planlegging og gjennomføring av forhandlinger.

Anskaffelser over EØS-terskelverdier  –  se nye konkurransegrunnlagsmaler for Åpen anbudskonkurranse – Begrenset anbudskonkurranse og Konkurranse med forhandling.

Innovasjonspartnerskap  – ny prosedyre som kun skal benyttes for anskaffelser av varer og tjenester som per i dag ikke finnes på markedet. Anskaffelsen inngås ved forhandling. Se veiledning om innovasjonspartnerskap.

Krav til samfunnsansvar

Ny lov om offentlige anskaffelser § 5 pålegger offentlige virksomheter å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den ivaretar miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn. Dette innebærer at offentlige oppdragsgivere må innrette sin anskaffelsespraksis slik at den

• bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning
• fremmer respekt for grunnleggende menneskerettigheter
• ivaretar krav til lønns- og arbeidsvilkår
• ivaretar krav til universell utforming
• ivaretar krav til lærlinger i bransjer der det er særlig behov
• begrenser antall ledd i leverandørkjeden i bransjer der det er særlige utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet

Her finner du Difis veiledning om kravene til samfunnsansvar i offentlige anskaffelser.

Formålet med konkurransestrategi

1. Dekke behovet hos brukerne. Riktig behovsdekning er svært viktig for at virksomhetene skal få funksjonelle gode avtaler   
2. Oppnå gode avtalebetingelser. Forvent å oppnå de beste betingelsene man kan få i markedet
3. Bevare konkurransen i markedet. Vi skal ikke skape monopolsituasjoner.
4. Ivareta andre statlige lovpålagte hensyn: Miljø, arbeidsmiljø, korrupsjon, skatteregler mm 
5. Lov og regler (LOA/FOA) 
6. Sikre at krav til informasjonssikkerhet og personvern håndteres i kontrakter og avtaler.

Bruk konkurransestrategien til å vise hva dere tenker om gjennomføring av leveransen

Krav til digitalisering av anskaffelser

Som leverandør vil man nå møte ulike krav til digitalisering av anskaffelser når man skal levere tilbud eller gjennomføre en kontrakt med en offentlig virksomhet. Nytt regelverk for offentlige anskaffelser vil stille nye krav samt at mange offentlige virksomheter har kommet langt med digitaliseringen av anskaffelser. Her finner leverandørene svar på de mest vanlige utfordringene de møter ved det offentliges krav til digitalisering av anskaffelser.

Innovativ anskaffelse

En innovativ anskaffelse gjennomføres slik at den legger til rette for utvikling av løsninger som tilfredsstiller bedre brukerens behov.

Behovsanalyse

Å bli godt kjent med egne behov er grunnleggende i en innovativ anskaffelsesprosess, derfor starter arbeidet med en grundig behovsanalyse hvor alle interessenter i anskaffelsen inkluderes. Dette er ansatte i kommunen som kommer til å benytte og/eller drifte løsningen, samt innbyggere som skal bruke løsningen. Behovet beskrives funksjonelt i tillegg til at det utarbeides mål for løsningen (hva skal løsningen bidra til for vår kommune?), det beskrives hvilke effekter og gevinster som ønskes oppnådd, og anskaffelsen forankres strategisk slik at løsningen bidrar til å nå overordnede strategiske mål for kommunen. 

En god forståelse for egne behov er avgjørende for at løsningen som anskaffes tilpasses behovet, og ikke fører til at kommunen må tilpasse seg løsningen. 

Dialog med markedet

Behovsbeskrivelsen blir brukt til å gå i tidlig dialog med markedet før konkurransen lyses ut. Dette gjøres for å formidle tidlig hva kommunen vil ha, for å få et bilde av hvilke løsninger som finnes i markedet og få tilbakemeldinger fra leverandørene på hva som er mulig. Dialogen lyses ut åpent og bredt for å favne hele markedet, og ofte også bransjer, bedrifter og fagmiljø som tradisjonelt kanskje ikke leverer løsninger som kommunen etterspør. En åpen og bred markedsdialog fører til mobilisering av markedet, skaper interesse for anskaffelsen og gir et best mulig bilde av mulighetene, det gir kommunen en bedre bestillerkompetanse og minsker risikoen for feilkjøp.

Det kan være mye å hente av markedskunnskap og behovsbeskrivelser fra andre kommuner. Et godt tips er å hente kunnskap og erfaring fra andre kommuner før markedsdialogen. Små og mellomstore kommuner bør gå sammen om felles prosess og eventuelt også felles anskaffelse for å bidra til leverandørutvikling.

Veivalg i forhold til anskaffelsen

Etter markedsdialogen kan kommunen avgjøre veien videre i anskaffelsesprosessen; gå i direkte anskaffelse av løsning med en funksjonell og ytelsesbasert kravspesifikasjon, eller anskaffe ny eller bedre løsning som også inneholder et utviklingsløp. Det er hvilke løsninger som finnes i markedet som avgjør veien videre. Hensiktsmessig konkurranseform, prosedyrevalg og fremgangsmåte må vurderes for begge alternativene. Kommunen formidler sine behov, og leverandørene foreslår og leverer tilbud på løsning som tilfredsstiller målene og behovene – detaljspesifikke kravspesifikasjoner er ikke egnet for å få tilbud på optimale, innovative løsninger. Hvis det må utvikles nye eller bedre løsninger kan kontrakter skreddersys. 

Hva kjennetegner innovative anskaffelser når man lykkes? 

• Jobber godt med å «hanke inn» leverandører. Man nyttiggjør seg leverandørens kompetanse og  den innsikt man får når man samarbeider om å utvikle løsningen.
• Dynamikk i markedet, leverandører som er villig til å lytte til behov - ikke bare selge inn sine ferdige løsninger.
• Lang planleggingshorisont 
• Jobber godt med problemet og behovene før man ser på løsninger 
• Tillit til prinsippet om å formulere behovet, og overlate mer av løsningen til markedet. 
• Holder «innovasjonshøyden» gjennom hele prosessen

Hva kjennetegner de offentlige virksomhetene som lykkes med innovative anskaffelser? 

• Ledelsesforankring 
• Ledelse som etterspør nye løsninger 
• Tid og ressurser til å lykkes 
• Anskaffelser løftes strategisk 
• Tverrfaglig samarbeid om anskaffelsen 
• Ikke stafett, men samarbeid mellom fagavdelinger/innkjøp 
• Utviklingsprosjekt om nødvendig 
• Åpen tilnærming til anskaffelsesbehov, leverandørsamarbeid og nye løsninger 

Metoder for gjennomføring av utviklingsprosjekter 

Når det ikke finnes en dekkende løsning i markedet, kan du gå i samarbeid med leverandører og/eller forskningsmiljøer om å utvikle nye løsninger. Hvis det etter en grundig behovsvurdering og dialog med markedet har blitt klart at behovet ditt ikke kan dekkes av eksisterende løsninger, kan det være aktuelt å utvikle nye løsninger sammen med leverandører og/eller forskningsmiljøer. Det er flere metoder du kan bruke for å gjennomføre slike utviklingsprosesser, og her kan du lese mer om de:

·       Innovasjonspartnerskap

·       Før-kommersielle anskaffelser

·       Plan- og designkonkurranse

·       Konkurransepreget dialog

·       Forsknings- og utviklingskontrakter

Implementering av løsning

Det er i implementeringsfasen av løsning at innovasjonene blir iverksatt. Fokus og planlegging av implementering av ny løsning er viktig og starter i behovsfasen og dialogfasen. Implementeringen må planlegges og gjennomføres i samarbeid med leverandør. 

Enkel fremstilling av en innovativ anskaffelsesprosess

Les mer om eksempler på innovative anskaffelser, om metoden og når flere kommuner går sammen om å anskaffe nye løsninger her. Der vil dere også finne mer info, veiledning og maler for innovative anskaffelser.

Nasjonalt program for leverandørutvikling bistår kommuner i hele landet i gjennomføringen av innovative anskaffelser. Med hjelp fra Leverandørutviklingsprogrammet øker dere kvaliteten på anskaffelsen og bidrar til at flere leverandører deltar i dialogfasen. Leverandørutviklingsprogrammet har også oversikt over andre kommuner som er, eller har vært, i tilsvarende prosesser, og har god oversikt over markedet og finansielle virkemidler.