God planlegging er nøkkelen til å lykkes med varige endringer og gode produkter. Prosjektplanen er en viktig brikke for å holde fokus i et prosjekt, og et viktig verktøy for å ikke havne «på ville veier». Prosjektplanen utarbeides i en konseptfase, på grunnlag av et gitt mandat.

God forankring i organisasjonen må til, både på ledernivå, og blant de som skal ha daglig nytte av prosjektresultatet. På denne måten skapes det trygghet, forståelse og eierskap blant interessentene, både i organisasjonen og blant brukerne av produktet.

Det er viktig at rollene i prosjektet avklares, dokumenteres og formidles slik at alle kjenner sin plass i prosjektet. Det er også avgjørende viktig at den som får rollen som prosjektleder har riktig kvalifikasjoner og riktige egenskaper om man skal oppnå suksess. Det er ikke alle gitt å kunne håndtere en slik rolle.

Prosjekteieren er prosjektets endelige beslutningstaker. Dette kan være en - eller en gruppe av personer, f.eks. en rådmannsgruppe i et regionsamarbeid. Et vellykket prosjekt krever en aktiv prosjekteier.

Det beste konseptet er det som gir størst gevinst i forhold til prosjektets kostnader og gjennomførbarhet. En sentral del av konseptfasen er å danne seg et realistisk bilde av gevinstene prosjektet skal bidra til.

Prosjektbegrunnelsen utarbeides i konseptfasen som en første versjon knyttet til prosjektforslaget.

Beskriv alltid nullalternativet, det vil si dagens situasjon og forventet videre utvikling dersom ingen av de alternative konseptene iverksettes.

Kartlegging av arbeidsprosesser og utarbeidelse av forslag til forbedrede arbeidsprosesser er første skritt etter at konsept er valgt.  Med bruk av tjenestedesign organiseres tjenestene ut fra brukerens behov og ikke systemets behov.

Tjenestedesign er neste steg i prosessen. Her skal dere forstå systemet for å påvirke, vurdere de ulike mulighetene og starte prosessen med å utarbeide fremtidig løsning. Brukerne bør involveres under hele innovasjonsprosessen, ikke bare i kartlegging eller evaluering.

God opplæring er avgjørende for å få alle med på den digitale reisen. Dette kan løses ved en kombinasjon av klasseromskurs, videomøter og tilbud/krav om bruk av kurs/studier på digitale medier som f.eks. KS Læring. Husk også at de som mottar tjenester fra kommunen har behov for informasjon og opplæring!

Sørg for å jobbe systematisk med gevinster. Gevinstrealisering er et eget fag/område som det må jobbes bevisst med. Gevinstene må planlegges for å kunne bli realiserte. Det er lederes og ansattes evne til å endre og utvikle organisasjonen, arbeidsprosesser og tjenester som skaper verdier.

Områder som må avklares når det gjelder organisering av prosjektet er linjeorganisasjonen rolle, hvordan prosjektorganisasjonen skal dannes, og vurdering av behov for ekstern kompetanse.

Om dere beslutter å gjøre en anskaffelse bør det planlegges hvordan dere best kan organisere arbeidet og hvordan dere får gjennomført en vellykket anbudsleveranse. Velg en anskaffelsesstrategi. Husk at en anskaffelse skal bidra til best mulig verdiskapning til lavest mulig ressursbruk. Bruk av metode for innovative anskaffelser kan gi dere verdifull innsikt og ta dere over i løsninger som ikke var innlysende i utgangspunktet. Det bidrar til å løfte både kommunen og leverandørene. 

Prosjektveiviseren er Difis og denne veilederens anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Det kan også være nyttig å se på KS sitt «Veikart for tjenesteinnovasjon» som utfyllende verktøy.